Reglement van raagevende sportcommissie
HOOFDSTUK I – OPRICHTING, BENAMING EN ZETEL
Artikel 1.
Op initiatief van de Gemeenteraad van Oudergem wordt een “Raadgevende Sportcommissie” opgericht, hierna “de Commissie” genoemd.
Artikel 2.
De Commissie heeft haar zetel en secretariaat in het Gemeentehuis van Oudergem.
HOOFDSTUK II – DOELSTELLINGEN
Artikel 3.
De Commissie is een adviserend orgaan dat, als officieel erkende spreekbuis van de belangen van de vertegenwoordigde sportclubs, beraadslaagt over alle aangelegenheden die direct of indirect betrekking hebben op sport in de gemeente. De Commissie communiceert via het Schepenambt van Sport de resultaten van haar werkzaamheden ter informatie aan het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 4.
De Commissie is bevoegd, zowel op eigen initiatief als op verzoek van het College van Burgemeester en Schepenen of de Gemeenteraad, om advies uit te brengen over alle kwesties die sportclubs aanbelangen en om elke actie te ondernemen die gericht is op de promotie en aanmoediging van sportbeoefening in Oudergem.
De Commissie is met name bevoegd voor:
- de promotie van sport in Oudergem
- de promotie van sport voor personen met beperkte mobiliteit
- de coördinatie tussen sport en sociale actie (Pavillon – MJA – Preventie – En Bord de Soignes – OCMW)
- de uitvoering van initiatieven rond schoolsport in samenwerking met schooldirecties, met name wat betreft het belang van sportieve en voedingshygiëne
- ondersteuning van lokale initiatieven en administratieve en juridische steun aan sportclubs
- verbetering van de kennis en samenwerking tussen clubs
- organisatie van een sportfeest of ander gemeentelijk initiatief
- communicatie met de sportdienst voor het up-to-date houden van de website van de sportdienst van Oudergem
HOOFDSTUK III – SAMENSTELLING EN WERKING
Artikel 5.
De Commissie bestaat uit een afgevaardigde voorgesteld door de sportclubs en een vertegenwoordiger van elke democratische politieke partij die zetelt in de Gemeenteraad. De Burgemeester en de Schepen van Sport zijn van rechtswege lid van de Commissie.
De mandaten van de leden van de Commissie zijn onbezoldigd.
Elke sportclub met minstens 50 leden aangesloten bij de sportfederatie van hun discipline en met hun hoofdactiviteit (d.w.z. minstens 50% van hun activiteit) op het grondgebied van de gemeente Oudergem, mag een afgevaardigde afvaardigen naar de Commissie.
Sportclubs die gemeentelijke sportinfrastructuur gebruiken maar niet voldoen aan de voorwaarden om individueel een afgevaardigde te mandateren, kunnen zich per sportdiscipline groeperen en gezamenlijk een afgevaardigde voorstellen.
Clubs kunnen ook een plaatsvervanger aanduiden voor hun gedelegeerde, voor het geval die afwezig is.
De afgevaardigden en hun eventuele plaatsvervangers worden erkend door het College van Burgemeester en Schepenen op basis van hun competenties in de sportsector en voor de duur van de legislatuur.
Clubs die tijdens de legislatuur aan de voorwaarden voldoen, kunnen alsnog afgevaardigden voorstellen.
De hoedanigheid van afgevaardigde impliceert een regelmatige aanwezigheid op de vergaderingen van de Commissie en een actieve deelname aan de organisatie van haar evenementen.
Ontslag dient gericht te worden aan de Schepen van Sport, die dit voorlegt aan het College. Een vervanger kan worden voorgesteld. Op voorstel van de Schepen van Sport kan het College een afgevaardigde of plaatsvervanger ontslaan als die de doelstellingen van de Commissie niet behaalt of het goede functioneren of de samenwerking binnen de Commissie schaadt.
Artikel 6.
De Commissie wordt bijeengeroepen door de Schepen van Sport of door de Voorzitter op eigen initiatief of op voorstel van het uitvoerend bureau. Ze kan ook worden samengeroepen op verzoek van minstens een derde van haar leden.
Artikel 7.
De oproep met de agenda moet minstens vijf werkdagen voor de vergadering naar de leden worden verzonden. Oproepen worden geldig verzonden per e-mail door de sportdienst.
Artikel 8.
De vergaderingen worden voorgezeten door de Voorzitter. Bij diens afwezigheid wordt hij vervangen door de ondervoorzitter.
Artikel 9.
Besluiten en voorstellen worden aangenomen bij eenvoudige meerderheid. Minderheidsstandpunten worden aan het verslag toegevoegd.
Minstens een derde van de leden moet aanwezig zijn om geldig te kunnen beslissen.
Artikel 10.
Documenten of adviezen die de Commissie binden, worden ondertekend door de Schepen van Sport en de Voorzitter.
Voor financiële bevoegdheden, en met name handelingen met betrekking tot het gebruik van een bankrekening, is steeds een dubbele handtekening vereist: die van de Schepen van Sport en die van de Voorzitter of een door hem gemachtigde persoon.
De sportdienst zorgt voor het systematisch indienen van alle bewijsstukken of uittreksels bij de boekhouding.
Artikel 11.
De Commissie bespreekt de punten op de agenda. Extra punten kunnen toegevoegd worden met instemming van de meerderheid van de aanwezige leden.
Voorstellen die niet op de agenda staan, moeten minstens twee dagen voor de vergadering aan de Voorzitter bezorgd worden.
In dergelijke gevallen kan de voorzitter een voor de Commissie bindend advies of voorstel uitstellen tot de volgende vergadering van de Commissie of het dagelijks bestuur.
Artikel 12.
De PV’s van de vergaderingen worden opgenomen in een speciaal register, bewaard op het secretariaat van de sportdienst.
Elk PV wordt ondertekend door twee leden van het uitvoerend bureau, waaronder de Voorzitter of diens gemachtigde, nadat de tekst door de Commissie werd goedgekeurd, elektronisch of op de volgende vergadering.
Een kopie van het PV wordt per mail aan elk lid bezorgd.
Artikel 13.
De Commissie kan werkgroepen oprichten voor specifieke studies of de voorbereiding van een eenmalige activiteit. Zij wijst een coördinator aan voor elke werkgroep.
De coördinator kan externe personen uitnodigen op basis van hun expertise.
Werkgroepen rapporteren aan de Commissie binnen de door haar vastgestelde termijnen.
Artikel 14.
Bij afwezigheid van een lid kan deze worden vervangen door diens plaatsvervanger.
HOOFDSTUK IV – ADMINISTRATIE
Artikel 15.
De Schepen van Sport roept de Commissie bijeen en zit de installatievergadering voor.
Artikel 16.
De Voorzitter van de Commissie wordt benoemd door het College van Burgemeester en Schepenen. De Commissie stelt een uitvoerend bureau samen, bestaande uit de Schepen van Sport, de Voorzitter en een ondervoorzitter.
De sportdienst staat in voor het opstellen van de PV’s.
De financiën worden beheerd door een externe boekhouder.
De ondervoorzitter wordt verkozen bij meerderheid van stemmen. Bij gelijke stemmen volgt een tweede ronde tussen de twee kandidaten met de meeste stemmen.
Het uitvoerend bureau waakt over de voortgang van het werk van de Commissie en haar werkgroepen. Het komt samen op uitnodiging van de Schepen van Sport of de Voorzitter.
Het Bureau behoudt zich het recht voor om adviseurs uit te nodigen.
Artikel 17.
Het werkjaar begint op 1 januari en eindigt op 31 december.
Artikel 18.
Elk jaar vóór 1 maart, behalve het eerste jaar na de installatie, bezorgt de Commissie een activiteitenverslag met daarin de rekeningen van het afgelopen jaar.
De Commissie duidt twee interne revisoren aan.
De externe boekhouder woont de vergadering bij waarin de rekeningen worden voorgesteld.
Artikel 19.
De Commissie mag allerlei inkomsten verwerven (subsidies, sponsoring, verkoop van merchandising, enz.) ter financiering van haar activiteiten.
Artikel 20.
Bij ontbinding van de Commissie wordt het netto actief ter beschikking gesteld van de Gemeenteraad. Enkel de Raad is bevoegd om de ontbinding uit te spreken.
