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Offre d'emploi : Assistant administratif

La Commune d’Auderghem souhaite engager un assistant administratif, mi-temps pour le service Secrétariat et mi-temps pour le service Enseignement.

 

Conditions d’accès

  • Etre porteur du certificat d’enseignement secondaire supérieur (CESS) ou d'un diplôme ou certificat reconnu équivalent
  • Satisfaire aux épreuves de recrutement
  • Posséder les brevets linguistiques art 8 et 9§1 (niveau élémentaire)

 

Contrat

  • CDD de 6 mois suivi d’un CDI en cas d’évaluation favorable
  • Entrée en service : le plus rapidement possible
  • Régime de travail : temps plein

 

A . Service secrétariat

Définition du poste

L’assistant administratif assiste le responsable du Secrétariat dans l’exécution de l’ensemble des missions du service.

Il est placé sous l’autorité du responsable du service.

Il informe régulièrement la personne censée le remplacer des dossiers qu’il gère et des actes à poser en son absence.

Il contribue au bon fonctionnement et à l’image de marque de l’administration en collaborant à une gestion rigoureuse, qualitative et professionnelle des demandes traitées par le service.

 

Missions

L’assistant administratif participe aux missions du service sous la supervision de son supérieur hiérarchique.

Gestion des séances du Collège : en collaboration avec le responsable du service et conformément aux indications données par le Secrétaire communal, l’assistant administratif assure la gestion des séances du Collège et a particulièrement la charge des tâches suivantes :

  • Préparation et publication de l’ordre du jour, des extraits et des registres
  • Gestion électronique des dossiers : envoi vers le Conseil ; report des dossiers à reporter
  • Préparation et envoi vers la tutelle ordinaire
  • Export des données à finalités statistiques
  • Assiste les utilisateurs du programme informatique utilisé pour la gestion des Assemblées dans la bonne utilisation de celui-ci

Gestion des séances du Conseil : l’assistant administratif collabore avec le responsable du service pour l’organisation des séances du Conseil communal.

Tenue des registres : en collaboration avec le responsable du service et conformément aux indications données par le Secrétaire communal, l’assistant administratif assure la tenue des registres des décisions du Conseil communal et du Collège et des registres des annexes de ces deux assemblées.

Site internet communal : en collaboration avec le responsable du service, l’assistant administratif est chargé de la mise à jour et de la veille du site internet communal et plus particulièrement :

  • De la veille des « pages de base »
  • De la mise à jour des pages « Auderghem sur le net » (information culturelle disponible dès la page d’accueil)
  • De la supervision des pages « Agenda » et « Agenda.be »

Newsletter : en collaboration avec le responsable du service, l’assistant administratif compose, fait valider et envoie les newsletters et plus particulièrement les newsletters « Agenda ».

Intercommunales : en collaboration avec le responsable du service, l’assistant administratif est chargé de la gestion des intercommunales, à savoir principalement assurer l’échange d’informations entre les différentes sociétés et les représentants communaux.

Divers : correspondances, rédaction de rapports, accueil téléphonique,… 

 

Compétences professionnelles requises (savoir-faire)

  • Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’administration   : comprendre les rouages, la structure et la culture de l’administration ainsi que les enjeux politiques, sociaux et économiques, pour produire des résultats ;
  • Connaissances des réglementations en vigueur à l’administration ;
  • Connaissances du fonctionnement des Assemblées communales ;
  • Posséder de bonnes qualités rédactionnelles ;
  • Maîtrise des outils informatiques bureautiques de base (Word, Excel, Internet,..).

 

Compétences comportementales (savoir-être)

  • Construire un réseau  : Je noue des liens professionnels avec les personnes susceptibles de m’aider à atteindre mes objectifs et de créer un résultat à long terme et bénéfique pour toutes les parties.
  • Analyser  : J'identifie, étudie et traite de manière critique les différents éléments d’une situation en vue d’en comprendre le contexte / la dynamique / les liens logiques, afin d’apporter un éclairage voire de faire des recommandations.
  • Structurer son travail  : Je définis et organise de manière cohérente les priorités et étapes nécessaires à la réalisation de mes objectifs et/ou activités
  • Agir avec intégrité et professionnalisme  :
    • J’ai le sens du service public et en respecte les grands principes.
    • J’agis dans le respect des normes de bonnes pratiques professionnelles.
    • Je veille à la primauté de l’intérêt général sur les intérêts particuliers.
  • S’auto -développer :
    • Je cherche continuellement à m'améliorer. Je considère mon cadre de travail comme un lieu d’apprentissage et développement

 

 

B . Service Enseignement

 

Définition du poste

L’assistant administratif ½ temps est un des collaborateurs du responsable du service Enseignement et il est amené à travailler en binôme avec l’Assistant administratif chargé de l’enseignement fondamental. L’assistant administratif ½ temps est chargé des dossiers de l’enseignement artistique et de l’enseignement de promotion sociale.

 

Missions

  • Préparation des points soumis au Collège échevinal et au Conseil communal dans BO et suivi des dossiers après décision ;
  • Gestion des documents chômage et d’annexes diverses de la CF, attestations diverses ;
  • Déclarations DIMONA et DRS ;
  • Rentrée scolaire : calcul des emplois vacants, préparation des désignations temporaires des enseignants et constitution du dossier, relevés des mises en disponibilités et réaffectations ;
  • Nominations définitives : relevé des emplois vacants au 15 avril, calcul des anciennetés de fonction des enseignants et préparation de leur dossier (note aux temporaires prioritaires, rapports Collège, Conseil communal) ;
  • Suivi des dossiers administratifs individuels des enseignants ;
  • Contrôle des fiches de paie des enseignants à charge communale et des traitements subventionnés au cours de l’année scolaire ;
  • Chèques repas enseignants : contrôle des relevés mensuels transmis par les écoles ;
  • COPALOC (Commission paritaire locale) : préparation et suivi des réunions ;
  • Pensions enseignants : rédaction d’attestations pour le dossier;
  • Attestations de fréquentation et réussite des élèves de l’ICET
  • Distinctions honorifiques du personnel enseignant ;
  • Gestion des frais de transport du personnel subsidié par la Communauté française ;
  • Gestion et imputation des subsides de fonctionnement de la Communauté française.

 

Compétences professionnelles requises (savoir-faire)

  • Montrer un esprit d’initiative, d’organisation et d’autonomie dans le travail ;
  • Utiliser parfaitement l’outil informatique (logiciel de traitement de textes tel que Word, Excel, recherches sur internet, accès à la base de données réglementaire Gallilex) ;
  • Montrer de la motivation et de l’intérêt dans la gestion du service.

 

Compétences et qualités personnelles et sociales (savoir-être)

  • Entretenir de bonnes relations avec les Directions, le personnel enseignant, la population et le personnel administratif ;
  • Parler poliment et sans énervement en toute occasion.

 

 

Intéressé(e) ?

La candidature (C.V.et lettre de motivation) est à adresser à Mme Véronique Belpaire, service des Ressources Humaines de l’Administration communale d’Auderghem, rue Emile Idiers, 12 - 1160 Bruxelles (ou par courriel à recrutement1160@auderghem.irisnet.be ) pour le 26 février 2018 .