Reglement betreffende de Gedeelde Begroting van Oudergem

 

Artikel 1. TOEPASSINGSGEBIED

De Gedeelde Begroting van Oudergem heeft enkel betrekking op het grondgebied van de gemeente Oudergem. Projecten waarvoor de gemeente Oudergem niet bevoegd is, komen niet in aanmerking voor de Gedeelde Begroting.

 

Artikel 2. BEDRAG

De Gedeelde Begroting van Oudergem beschikt over een enveloppe die het college elk jaar vastlegt tijdens de maand januari. De enveloppe wordt vastgelegd voor opname in de begroting van het volgende jaar, berekend op basis van het aantal inwoners op 1 januari, met een minimum van € 15 per inwoner.

Voor 2020 bijvoorbeeld is het aantal inwoners op 1 januari gelijk aan 34.337. Zo is de Gedeelde Begroting van het jaar goed voor een bedrag van € 515.055.

 

Artikel 3. KALENDER

Er moeten meerdere fasen worden doorlopen om uit te komen bij de selectie en de tenuitvoerlegging van de projecten.

  • Stap 1 – Informatie en communicatie over het mechanisme
  • Stap 2 – Ideeën voor projecten indienen
  • Stap 3 – Assemblee van de Inwoners: brainstorm en verbetering van de ideeën voor project
  • Stap 4 – Eerste selectie van de ideeën voor projecten voorafgaand aan de stemming van de inwoners: haalbaarheidsstudie en budgettering van de ingediende ideeën voor projecten
  • Stap 5 – Validatie door het college van de in aanmerking komende ideeën voor projecten
  • Stap 6 – Communicatiecampagne en stemming over de geselecteerde ideeën voor projecten
  • Stap 7 – Bekendmaking van de resultaten
  • Stap 8 – Opname in de begroting van het volgende jaar
  • Stap 9 – Assemblee van de Inwoners: evaluatie van het proces
  • Stap 10 – Uitvoering en opvolging van de projecten

Het college stelt de kalender ten laatste in de maand februari van elk jaar op.

 

Artikel 4. STAP 1 | INFORMATIE EN COMMUNICATIE OVER HET MECHANISME

Deze stap heeft als doel de bevolking van Oudergem op de hoogte te brengen van het bestaan van dit mechanisme.

Dit gebeurt in de vorm van een oproep om ideeën voor projecten in te dienen, voor de volledige periode waarin bewoners projecten kunnen indienen.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om in verband hiermee te communiceren.

 

Artikel 5. STAP 2 | INDIENING VAN IDEEËN VOOR PROJECTEN

5.1. Projectdragers

Een project moet worden gedragen:

  • ofwel door een enkele natuurlijke persoon. Deze persoon moet ten minste 10 jaar oud zijn en moet in Oudergem wonen op het ogenblik van indiening van het idee voor een project;
  • ofwel door een vereniging die actief is op het grondgebied van de gemeente. Een natuurlijke persoon moet deze vereniging vertegenwoordigen;
  • ofwel door een Wijkvergadering die deel uitmaakt van de Assemblee van de Inwoners en door een van haar leden wordt vertegenwoordigd.

Deze personen worden "projectdragers" genoemd.

Wordt het project ingediend door een minderjarig kind van 10 jaar of ouder, dan moet een volwassene handelen als peter of meter en wordt het kind aangewezen tot "projectdrager".

De hierna genoemde personen mogen geen projectdrager zijn noch handelen als peter of meter:

  • gemeente- of OCMW-raadsleden, leden van het college, ministers of parlementsleden.

5.2. Projectfiche

Bij aanvang van elke stap wordt een formulier voor indiening van een projectidee, "Projectfiche" genoemd, verdeeld in alle brievenbussen van de gemeente. Dit formulier voor indiening van een projectidee, "Projectfiche" genoemd, bevat alle elementen aan de hand waarvan een project voor de Gedeelde Begroting van Oudergem kan worden opgesteld en ingediend. Het formulier is te vinden op het platform wij.oudergem.be en op de website www.oudergem.be; het kan ook per e-mail worden verkregen op eenvoudig verzoek aan de dienst Participatie(budgetpartage@oudergem.brussels).

Om de betrokkenheid te bevorderen wordt deze projectfiche in twee tijden uitgewerkt op het platform wij.oudergem.be: eerst op beknopte en vervolgens op gedetailleerde wijze.

5.3. Nadere regels voor indiening van de ideeën voor projecten

De ideeën voor projecten moeten worden ingediend:

  • Op het online platform: wij.oudergem.be
  • In de daartoe bestemde urnes in het gemeentehuis
  • Per brief aan de dienst Participatie, Emile Idiersstraat 12 in 1160 Oudergem.

5.4. Prioritaire thema's

De ideeën voor projecten moeten het mogelijk maken de leefomgeving te verbeteren of de relaties tussen de bewoners te versterken.

De Assemblee van de Inwoners van Oudergem heeft de mogelijkheid andere thema's voor te stellen ter gelegenheid van de jaarlijkse evaluatie van het mechanisme.

5.5. Duur

De ideeën voor projecten kunnen worden ingediend gedurende een periode van 2 maanden die wordt vastgesteld in de jaarlijkse kalender.

 

Artikel 6. STAP 3 – ASSEMBLEE VAN DE INWONERS: BRAINSTORM EN VERBETERING VAN DE IDEEËN VOOR PROJECTEN

Om hun ideeën voor projecten te verfijnen, nader af te bakenen, uit te testen en/of te groeperen kunnen de inwoners die ideeën overleggen aan de verschillende bevoegde gemeentelijke diensten ter gelegenheid van een brainstormsessie van de Assemblee van de Inwoners. Deze vergadering van de Assemblee vindt ca. 15 dagen vóór de datum van afsluiting van de indiening van de ideeën voor projecten plaats.

 

Artikel 7. STAP 4 | EERSTE SELECTIE VAN DE IDEEËN VOOR PROJECTEN VOORAFGAAND AAN DE STEMMING VAN DE INWONERS: HAALBAARHEIDSSTUDIE EN BUDGETTERING VAN DE INGEDIENDE IDEEËN VOOR PROJECTEN

7.1. Ontvankelijkheidscriteria voor een projectidee

Om ontvankelijk te zijn moet een projectidee voldoen aan de onderstaande criteria:

  • gelokaliseerd zijn in Oudergem;
  • van openbaar nut/belang zijn en betrekking hebben op een van de thema's zoals genoemd in punt 5. 4 ;
  • tot de bevoegdheidsdomeinen van de gemeente behoren;
  • betrekking hebben op uitgaven die het (de) vastgestelde maximal bedrag(en) niet overschrijden;
  • zelfbedruipend zijn: zo het project aanleiding geeft tot werkingskosten, moeten die kosten worden opgenomen in de bestaande werkingskosten van de gemeente;
  • nog niet in de uitvoerings- of studiefase verkeren;
  • niet behoren tot prestaties van studie of expertise, niet de aankoop van een stuk grond of een lokaal vereisen en ook niet behoren tot het normale en regelmatige onderhoud van de openbare ruimte;
  • geen onwettige elementen bevatten en er niet kunnen toe leiden dat er uitsluitend voorrang wordt verleend aan een gender, een gemeenschap, een geloof of een politieke partij of groep noch afbreuk doen aan de vrijheid van meningsuiting of aansluiting op het vlak van geloof, ideologie of politieke overtuiging;
  • geen aanleiding geven tot belangenconflicten of financieel voordeel voor de projectdrager;
  • voldoende nauwkeurig zijn opdat de gemeentelijke diensten het op juridisch en technisch vlak zouden kunnen analyseren.
  • Het maximale bedrag voor een projectidee is gelijk aan € 165.000 incl. btw.

7.2. Analyse van de ideeën voor projecten door de gemeentelijke diensten

In deze fase voeren de bevoegde gemeentelijke diensten de volgende acties uit:

  • onderzoek van de ontvankelijkheid van de ideeën voor projecten met inachtneming van de in punt 7.1. vastgestelde ontvankelijkheidscriteria;
  • analyse van de technische haalbaarheid en, desgevallend, de juridische haalbaarheid van de ideeën voor projecten;
  • berekening van een geraamd budget voor elk projectidee.

Zo een projectidee onuitvoerbaar of ongepast blijkt te zijn of niet voldoet aan de in punt 7.1. vastgestelde criteria, wordt het geweigerd en niet opgenomen in de eerste selectie.

Zo een projectidee aan alle criteria beantwoordt, wordt het opgenomen in de eerste selectie.

De projectdragers krijgen kennis van de ontvankelijkheid van hun projectidee, wat ook de uitkomst is van de analyse. Is het project niet ontvankelijk, dan krijgt (krijgen) de projectdrager(s) kennis van de redenen daarvoor.

Een niet in aanmerking genomen projectidee mag niet opnieuw worden voorgesteld op een latere vergadering van de Gedeelde Begroting, tenzij de nodige correcties zijn aangebracht om rekening te houden met de in punt 7.1. vastgestelde criteria voor ontvankelijkheid.

 

Artikel 8. STAP 5 | VALIDATIE DOOR HET COLLEGE VAN DE IN AANMERKING KOMENDE IDEEËN VOOR PROJECTEN

Het college valideert de lijst met ideeën voor projecten die de gemeentelijke diensten hebben opgenomen in de eerste selectie, die vervolgens ter stemming wordt overgelegd aan de inwoners, evenals het geraamd budget voor hun uitvoering.

De in aanmerking genomen ideeën voor projecten krijgen het statuut van "gedeelde projecten". De dienst Participatie kent een willekeurig nummer toe aan elk project. De projecten worden voorgesteld in de volgorde van de toegekende nummers.

 

Artikel 9. STAP 6 | COMMUNICATIECAMPAGNE EN STEMMING MET BETREKKING TOT DE PROJECTEN DIE HET VOORWERP ZIJN VAN DE EERSTE SELECTIE

9.1. Communicatiecampagne

De campagne waarin wordt opgeroepen om over de projecten te stemmen duurt 1 maand en valt samen met de periode waarin er kan worden gestemd.

Alle projecten worden gepubliceerd in een catalogus die kan worden geraadpleegd:

  • In digitaal formaat, op het platform wij.oudergem.be. De projecten zijn raadpleegbaar volgens diverse filters (ligging, thema enzovoort).
  • In papieren formaat, beschikbaar in het gemeentehuis en verdeeld in alle brievenbussen van de gemeente. De projecten worden hier voorgesteld in de volgorde van de toegekende nummers.

De campagne wordt door elke projectdrager gevoerd met eigen middelen en op eigen verantwoordelijkheid. De communicatie door de projectdragers moet steeds blijk geven van welwillendheid en eerbied.

De gemeente stelt digitale dragers ter beschikking van de projectdragers, die ze kunnen aanpassen aan de eigen behoeften; ze kunnen die dragers downloaden (communicatiekit) op het platform wij.oudergem.be en op de website www.oudergem.be.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om te communiceren over de projecten die ter stemming voorliggen. De communicatie van de gemeente is neutraal en moet erop toezien dat een of meerdere projecten geen bijzondere voorkeur krijgen.

9.2. Stemming

De stemverrichtingen vinden plaats gedurende één maand en worden op de laatste dag afgesloten om middernacht. Het college legt de precieze kalender vast.

Al wie ten minste 10 jaar oud is en in Oudergem woont bij aanvang van de stemming, mag aan de stemming deelnemen.

Elke deelnemer stemt voor de projecten van zijn of haar keuze binnen een "korf" waarvan het bedrag overeenstemt met het bedrag van de Gedeelde Begroting. Er is geen verplichting om de korf volledig te gebruiken.

Er kan worden gestemd op verschillende manieren:

  • online op het platform wij.oudergem.be;
  • per telefoon.

9.3 Controle

De deelnemers moeten zich voorafgaand aan de stemming identificeren (naam, voornaam, leeftijd, adres):

  • online op het platform wij.oudergem.be door middel van een inschrijvingsformulier;
  • per telefoon: in dit geval voert de operator de uitgebrachte stem onmiddellijk in op het platform wij.oudergem.be, via een specifieke account van beheerder.
  • Een persoon kan slechts één stem uitbrengen (telefonisch of online). De dienst Participatie controleert de stemlijsten om dubbele stemmen op het spoor te komen. Zo er wordt vastgesteld dat een persoon tweemaal heeft gestemd, wordt zijn stem vernietigd.

Elke deelnemer verleent aan de administratie de toestemming om zijn of haar naam, adres en leeftijd te controleren in het rijksregister.

9.4. Telling

De dienst Participatie telt de stemmen onder het toezicht van een aantal inwoners die zich daarvoor als vrijwilliger opgeven.

 

Artikel 10. STAP 6 | BEKENDMAKING VAN DE RESULTATEN

De stemmen voor elk project worden opgeteld, waarbij dubbele stemmen worden afgetrokken. De projecten die het meeste aantal stemmen krijgen, worden uitgeroepen tot laureaten, totdat de enveloppe is opgebruikt.

Zo drie projecten bovenaan eindigen en samen het bedrag van de enveloppe overschrijden, worden enkel de eerste twee behouden.

Bij gelijke punten tussen twee of meerdere projecten, als gevolg waarvan het totale bedrag van de enveloppe zou worden besteed in geval van selectie, gaat de dienst Participatie over tot een loting om het project te kiezen dat uiteindelijk wordt geselecteerd.

De gemeente maakt gebruik van alle middelen waarover ze beschikt om te communiceren over de winnende projecten. Ze worden meer bepaald gepubliceerd op het platform wij.oudergem.be en op de gemeentelijke website www.oudergem.be.

Projecten die niet worden gekozen, kunnen opnieuw worden voorgesteld op een latere sessie van de Gedeelde Begroting.

Artikel 11. STAP 7 | OPNAME VAN DE WINNENDE PROJECTEN IN DE BEGROTING VAN HET VOLGENDE JAAR

De winnende projecten worden opgenomen in het ontwerp van begroting dat voor stemming aan de gemeenteraad wordt overgelegd.

 

Artikel 12. STAP 8 | EVALUATIE VAN HET PROCES DOOR DE ASSEMBLEE VAN DE INWONERS

De Gedeelde Begroting van Oudergem wordt elk jaar na afloop van de stemverrichtingen geëvalueerd door de Assemblee van de Inwoners, in overeenstemming met het reglement. De Assemblee formuleert aanbevelingen voor verbetering met het oog op de volgende sessies. In voorkomend geval worden die aanbevelingen bij het huidige reglement gevoegd.

 

Artikel 13. STAP 9 | UITVOERING EN OPVOLGING VAN DE PROJECTEN

13.1. Uitvoering van de winnende projecten

Elk project is uniek en vereist specifieke nadere regels en uitvoeringstermijnen.

De winnende projecten zijn zo nodig het voorwerp van grondige studies en administratieve procedures.

13.2. Opgave van een winnend project

Na afloop van de grondige studiefase of als gevolg van de procedures kan het gebeuren dat een uitverkoren project wordt "opgegeven" wegens technische moeilijkheden of ongunstige meningen die tijdens de procedures worden verleend en waarop niet eerder kon worden geanticipeerd. In dit geval krijgt de projectdrager kennis van de redenen voor de opgave.

13.3. Communicatie over de uitgevoerde projecten

De vorderingen van de winnende projecten kunnen publiekelijk worden gevolgd op het platform wij.oudergem.be.

Er kan op specifieke wijze worden gecommuniceerd met betrekking tot de verwezenlijkingen, bijvoorbeeld door een inhuldiging in aanwezigheid van de projectdrager of door een presentatie in de media.

 

Artikel 14. BEHEER VAN DE PERSOONSGEGEVENS

Voor elke vraag of klacht met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens kan de deelnemer zich wenden tot de gemeentelijke functionaris voor gegevensbescherming ( dpo@oudergem.brussels ).

 

Artikel 15. UITZONDERLIJKE OMSTANDIGHEDEN

De gemeente Oudergem behoudt zich het recht voor deze operatie van Gedeelde Begroting te onderbreken, te wijzigen, in te korten, te verlengen of te annuleren in geval van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden die onafhankelijk zijn van haar wil. Zij kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld.