Artikel 1. Toepassingsgebied

De Gedeelde Begroting 2.0 van Oudergem heeft uitsluitend betrekking op het grondgebied van de gemeente Oudergem. Projecten die niet onder de bevoegdheid van de gemeente Oudergem vallen, komen niet in aanmerking voor de Gedeelde Begroting 2.0. In afwijking hiervan kan een project dat gelegen is op een goed dat onder een andere publieke of private beheerder valt, ontvankelijk worden verklaard indien de gemeentelijke bevoegdheid vaststaat en de schriftelijke instemming van de betrokken eigenaar of beheerder vóór de definitieve validatie van het project wordt verkregen.

Dit reglement bepaalt het algemene kader van de Gedeelde Begroting 2.0 en de regels die van toepassing zijn op de projectoproep. De praktische uitvoeringsmodaliteiten (gedetailleerde kalender, nabijheidsacties, plaatsen en uren) worden nader bepaald in de projectoproep, met naleving van dit reglement.

Artikel 2. Bedrag

De Gedeelde Begroting 2.0 van Oudergem wordt tweemaal per legislatuur georganiseerd, op de tijdstippen die door het College worden vastgesteld. De enveloppe wordt in de maand januari door het College vastgesteld met het oog op opname in de begroting van het daaropvolgende jaar, berekend op basis van het aantal inwoners op 1 januari, met een minimum van 15 euro per inwoner.

Ter illustratie bedroeg het aantal inwoners op 1 januari 2023 35.282.

Het bedrag van de Gedeelde Begroting beliep aldus 529.230 euro.

De Gedeelde Begroting 2.0 is een regeling voor gemeentelijke investeringen en doet geen beroep op een werkingsbudget (gewone dienst).

Artikel 3. Kalender

Verschillende stappen zijn noodzakelijk om te komen tot de selectie en de uitvoering van de projecten:

• Stap 1 – Voorafgaande vaststelling van de criteria voor een eventuele hogere weging en bepaling van de coëfficiënt, overeenkomstig artikel 6;
• Stap 2 – Projectoproep: informatie, mobilisering, ideevorming en indiening van projectideeën (met inbegrip van gemengde projecten gedragen door vzw’s of burgergroeperingen);
• Stap 3 – Analyse van de ontvankelijkheid, technische studie en raming door de gemeentelijke diensten;
• Stap 4 – Burgerstemming over de vooraf geselecteerde projecten;
• Stap 5 – Uitvoering en opvolging van de geselecteerde projecten;
• Stap 6 – Evaluatie van het proces.

Voor de duur van de legislatuur stelt het College de kalender van de twee edities van de Gedeelde Begroting 2.0 vast (voornaamste mijlpalen). Voor elke editie worden de gedetailleerde data (waaronder de projectoproep en de stemming) vóór de lancering van de projectoproep bekendgemaakt via de officiële kanalen van de Gemeente.

Artikel 4. Stap 1 | projectoproep: informatie, ideevorming en indiening van projectideeën

Deze stap omvat het volledige proces van de projectoproep: van de communicatie en de mobilisering van potentiële projectdragers tot en met de indiening van projectideeën.

4.1. Communicatie, mobilisering en begeleiding

De Gemeente maakt gebruik van alle middelen die haar ter beschikking staan om de regeling bekend te maken en een hybride deelname (online en fysiek) te vergemakkelijken, met name via nabijheidsinitiatieven en momenten van informatie en begeleiding.

De Gemeente kan, met name via een Karavaan van de Gedeelde Begroting, nabijheidsacties organiseren om te informeren, ideevorming te stimuleren, de indiening van ideeën te vergemakkelijken en de deelname aan de stemming te ondersteunen, in het bijzonder bij publieken die verder af staan van participatieve trajecten.

De “Karavaan van de Gedeelde Begroting” duidt op mobiele nabijheidsacties die in verschillende wijken worden georganiseerd (standen, rondreizende permanenties, hulp bij indiening en informatie), met als doel de inwoners te informeren en te begeleiden, in het bijzonder publieken die verder af staan van participatieve trajecten. De modaliteiten (plaatsen, data, uren) worden nader bepaald in de projectoproep.

De praktische modaliteiten worden meegedeeld in de projectoproep.

4.2. Projectdragers

Een project moet worden gedragen:

• ofwel door één natuurlijke persoon. Die persoon moet minstens 10 jaar oud zijn en op het ogenblik van de indiening van het projectidee daadwerkelijk in Oudergem verblijven, volgens de verificatiemodaliteiten bepaald in de projectoproep;
• ofwel door een vereniging die actief is op het gemeentelijk grondgebied (vzw of feitelijke vereniging), met inbegrip van een schoolinstelling die actief is op het gemeentelijk grondgebied. De vereniging of de instelling wordt vertegenwoordigd door een naar behoren gemachtigde meerderjarige natuurlijke persoon, volgens de modaliteiten bepaald in de projectoproep. Deze persoon mag niet optreden namens een politieke partij;
• ofwel door een burgergroepering (vrijwilligerscollectief) die actief is op het gemeentelijk grondgebied, vertegenwoordigd door een natuurlijke persoon die als referentiepersoon wordt aangewezen; de referentiepersoon treedt op als hoofdcontactpersoon van de Gemeente voor de opvolging van het project;
• ofwel door de Nieuwe Assemblee van de Inwoners, vertegenwoordigd door een van haar leden.

Wanneer een project wordt gedragen door de Nieuwe Assemblee van de Inwoners of door een van haar leden, zijn de regels ter voorkoming van belangenconflicten voorzien in het reglement betreffende de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van toepassing. In voorkomend geval onthoudt het betrokken lid of onthouden de betrokken leden zich van deelname aan uitwisselingen, aanbevelingen of standpuntinnames die specifiek betrekking hebben op dit project.

Wanneer de Nieuwe Assemblee van de Inwoners zelf optreedt als projectdrager, neemt zij als collectief orgaan niet deel aan de uitwisselingen, aanbevelingen of standpuntbepalingen die specifiek betrekking hebben op dat project. De Dienst Participatie ziet toe op de naleving van deze regel en op de traceerbaarheid van de noodzakelijke individuele en collectieve onthoudingen.

Onder “politieke partij” wordt verstaan de vereniging van natuurlijke personen, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, die deelneemt aan verkiezingen, met inbegrip van de gemeenteraadsverkiezingen, en die poogt de uitdrukking van de volkswil te beïnvloeden op de wijze omschreven in haar statuten of programma, met inbegrip van de organismen, verenigingen, groeperingen en gewestelijke entiteiten van een politieke partij, ongeacht hun rechtsvorm, die rechtstreeks met die partij verbonden zijn in de zin van artikel 2, 2°, van de ordonnantie van 29 april 2004 houdende organisatie van de controle van de verkiezingsuitgaven en van de regeringsmededelingen.

Onder “schoolinstelling” wordt verstaan een vestigingsplaats of instelling die activiteiten heeft op het gemeentelijk grondgebied, ongeacht haar inrichtende macht.

Deze personen en entiteiten worden “projectdragers” genoemd.

In het geval van een minderjarig kind van 10 jaar of ouder moet het worden ondersteund door een meerderjarige persoon (wettelijke vertegenwoordiger of referentievolwassene), waarbij het kind als “projectdrager” wordt aangeduid.

Kunnen noch projectdrager zijn, noch als meerderjarige referentiepersoon optreden:

• de gemeenteraadsleden;
• de OCMW-raadsleden;
• de leden van het College;
• de ministers of de parlementsleden.

Voor burgergroeperingen worden de modaliteiten voor de aanwijzing van de referentiepersoon, de samenstelling van de groepering en de verklaring van engagement nader bepaald in de projectoproep.

4.3. Projectfiche

De projectfiche vermeldt de informatie die openbaar zal worden gemaakt op het platform en in de catalogus van de projecten die aan de stemming worden onderworpen. Ten minste worden de titel, de beschrijving, de locatie, het thema en de budgettaire raming van het project openbaar gemaakt, evenals de identificatie van de projectdrager in verkorte vorm.

Voor natuurlijke personen als projectdragers stemt de gepubliceerde identificatie overeen met de voornaam gevolgd door de initiaal van de familienaam. Voor verenigingen (met inbegrip van schoolinstellingen) en burgergroeperingen stemt de gepubliceerde identificatie uitsluitend overeen met de naam van de vereniging of het collectief. De contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres) worden niet openbaar gemaakt.

De projectdrager wordt over deze modaliteiten geïnformeerd vóór de publicatie van de projectfiche en bij de indiening van zijn of haar projectidee.

De projectdrager kan vragen dat de gepubliceerde identificatie wordt vervangen door een alias (of een generieke vermelding), om zijn of haar anonimiteit te vrijwaren. Deze vraag heeft geen enkele impact op de ontvankelijkheid, de analyse, de voorafgaande selectie of de rangschikking van het project. De modaliteiten worden nader bepaald in de projectoproep.

Wanneer de projectdrager een gemengd project indient (in de zin van artikel 5.2), bevat de projectfiche een specifiek onderdeel (desgevallend als bijlage toegevoegd) dat de bijdrage van de projectdrager, de partners (aangeduid zonder contactgegevens) en de ingezette middelen beschrijft, evenals de wijze waarop het operationele beheer wordt verzekerd zonder nieuwe werkingsuitgaven voor de Gemeente.

4.4. Modaliteiten voor de indiening van projectideeën

Projectideeën kunnen worden ingediend:

• op het officiële participatieplatform van de Gemeente;
• bij de Dienst Participatie, volgens de modaliteiten meegedeeld in de projectoproep;
• op papieren drager, volgens de modaliteiten meegedeeld in de projectoproep.

Het aantal projectideeën dat kan worden voorgesteld, is niet beperkt.

Wanneer het evenwel gaat om gemengde projecten in de zin van artikel 5.2, is hun aantal beperkt tot maximum 2 projecten per editie van de Gedeelde Begroting 2.0 voor eenzelfde collectieve projectdrager, namelijk een vereniging die actief is op het grondgebied van Oudergem (vzw of feitelijke vereniging) of een burgergroepering.

Deze beperking wordt beoordeeld per projectdrager en per editie.

4.5. Thema’s

Projectideeën moeten aansluiten bij een van de drie volgende thema’s:

• Ontmoetingen aanmoedigen: projecten die kansen bevorderen om elkaar te ontmoeten en uit te wisselen tussen inwoners;
• Onderlinge hulp versterken: projecten die solidariteit en wederzijdse steun tussen Oudergemnaren vergemakkelijken;
• De leefomgeving verbeteren: projecten die bijdragen aan de inrichting van gedeelde ruimten.

Deze thema’s worden meegedeeld in de projectoproep. Zij kunnen door het College van de ene editie tot de andere worden herzien op basis van de evaluatie van de regeling.

De Nieuwe Assemblee van de Inwoners kan hieromtrent aanbevelingen formuleren.

4.6. Beheer van doublures

Tijdens de indieningsfase is op het officiële participatieplatform van de Gemeente een functionaliteit voor de detectie van gelijkaardige projecten actief. Wanneer twee of meer projecten sterke gelijkenissen vertonen, gaat de Dienst Participatie over tot hun samenvoeging in één nieuwe, unieke projectfiche. De betrokken projectdragers worden over deze samenvoeging geïnformeerd en gecontacteerd voor validatie vóór de nieuwe projectfiche online wordt geplaatst op het platform.

De samenvoeging wordt gecoördineerd door de Dienst Participatie. De projectdragers worden afzonderlijk gecontacteerd. De contactgegevens van de projectdragers worden niet aan andere projectdragers meegedeeld, tenzij met uitdrukkelijke instemming van de betrokken personen of via een door de Dienst Participatie georganiseerde bemiddelde contactlegging.

4.7. Duur

Projectideeën kunnen worden ingediend gedurende een periode van 2 maanden, vastgelegd in de door het College bepaalde kalender.

Artikel 5. Stap 2 | analyse van de ontvankelijkheid en raming van de projectideeën

5.1. Ontvankelijkheidscriteria voor een projectidee

Om ontvankelijk te zijn, moet een projectidee aan de volgende criteria voldoen:

• gelokaliseerd zijn in Oudergem;
• een nut of belang van algemeen belang hebben;
• binnen de bevoegdheidsdomeinen van de Gemeente vallen; wanneer een project betrekking heeft op een goed dat onder een andere publieke of private beheerder valt, moet diens schriftelijke instemming vóór de definitieve validatie van het project worden verkregen;
• daadwerkelijk en concreet aansluiten bij een van de in punt 4.5 bepaalde thema’s;
• betrekking hebben op de aankoop, de vervaardiging of de installatie door de Gemeente van één of meerdere uitrustingen bestemd voor een gebruik van collectief belang. De verworven uitrusting blijft eigendom van de Gemeente en moet ten goede komen aan het publiek of aan een doelpubliek, volgens bepaalde en controleerbare toegangs- en gebruiksmodaliteiten. De opslagplaats van de uitrusting kan verschillen van de gebruiksplaats, met name om redenen van veiligheid, logistiek of beheer. In het geval van een gemengd project gedragen door een vzw of een burgergroepering neemt de Gemeente de investering ten laste, terwijl de projectdrager geheel of gedeeltelijk instaat voor het operationele beheer van het project, in het kader van een contractuele overeenkomst met de Gemeente;
• het maximumbedrag van 165.000 euro inclusief btw niet overschrijden, van toepassing op alle projecten ongeacht hun categorie;
• realiseerbaar zijn binnen de buitengewone begroting van de Gemeente en geen nieuwe werkingsuitgave voor de Gemeente genereren;
• geen betrekking hebben op het gewone en regelmatige onderhoud van de openbare ruimte (bv. renovatie van voetpaden en wegen, fietspaden, fietsboxen);
• voldoende nauwkeurig zijn om juridisch en technisch door de gemeentelijke diensten te kunnen worden onderzocht;
• niet reeds in uitvoering of in studie zijn;
• geen aankoop van een terrein, een lokaal of een onroerend goed impliceren, noch betrekking hebben op studie- of expertiseprestaties;
• geen onwettig element bevatten en niet van aard zijn uitsluitend een gender, een gemeenschap, een geloofsovertuiging of een politieke partij te bevoordelen, noch afbreuk te doen aan de vrijheid van meningsuiting of van confessionele, ideologische of politieke overtuiging;
• geen belangenconflict noch financieel voordeel voor de projectdrager genereren.

5.2. Gemengde projecten gedragen door vzw’s en burgergroeperingen

De Gedeelde Begroting 2.0 is een regeling voor gemeentelijke investeringen: de Gemeente gaat de uitgaven aan en realiseert of coördineert de winnende projecten. Deze logica waarborgt dat de publieke middelen rechtstreeks en duurzaam ten goede komen aan alle inwoners, met naleving van de regels voor het beheer van overheidsmiddelen.

Binnen dit kader passen gemengde projecten in een logica van co-constructie tussen het burger- of verenigingsinitiatief en de gemeentelijke diensten: de Gemeente neemt de investering ten laste, terwijl de projectdrager instaat voor de uitvoering en het operationele beheer van het project, met inbegrip van het beheer van het gebruik, hierna “operationeel beheer” genoemd, in het kader van een met de Gemeente gesloten contractuele overeenkomst. Het is precies deze complementariteit tussen publieke middelen en burgerengagement die de meerwaarde van het gemengde project vormt.

Het operationele beheer wordt verzekerd zonder nieuwe werkingsuitgave voor de Gemeente, met name via vrijwilligerswerk, eigen middelen of partnerschappen.

De Gemeente kan de verworven uitrustingen geheel of gedeeltelijk kosteloos ter beschikking stellen, volgens de bij overeenkomst bepaalde modaliteiten (publiek gebruik, verantwoordelijkheden, verzekeringen, onderhoud, opslag en opvolging).

5.3. Onderzoek van de projectideeën door de gemeentelijke diensten

De Gedeelde Begroting beoogt prioritair de financiering van investeringsprojecten.

Bij de analyse kan de Gemeente desgevallend beperkte uitvoeringsaanpassingen identificeren die een project realiseerbaar kunnen maken, op voorwaarde dat deze aanpassingen het voorwerp van het project niet wezenlijk wijzigen en verenigbaar blijven met het investeringskarakter van de regeling.

Bij wijze van uitzondering kunnen de gemeentelijke diensten, wanneer een eenmalige actie de meest pertinente of meest realistische oplossing lijkt voor het door het project nagestreefde doel, deze mogelijkheid geval per geval onderzoeken, binnen de grenzen van de beschikbare middelen. Een dergelijke modaliteit kan slechts worden weerhouden indien zij geen nieuwe of terugkerende werkingsuitgave voor de Gemeente genereert en verenigbaar blijft met het toelaatbare financiële kader van de regeling.

Tijdens deze stap onderzoeken de bevoegde gemeentelijke diensten de ontvankelijkheid van de projectideeën met naleving van de criteria bepaald in de punten 5.1 en 5.2, bestuderen zij de technische en, in voorkomend geval, juridische haalbaarheid ervan en berekenen zij voor elk project een raming van het budget. Geval per geval en indien nodig kunnen de gemeentelijke diensten contact opnemen met de projectdrager om bepaalde punten te verduidelijken, de vraag te begrijpen en de ontvankelijkheid van het project te beoordelen in het licht van de verstrekte toelichtingen.

Wanneer een project in zijn huidige vorm niet ontvankelijk is maar dat wel zou kunnen worden mits beperkte aanpassingen, kan de Dienst Participatie aan de projectdrager een wijziging van het project voorstellen. Dit voorstel wordt aan de projectdrager overgemaakt, die over 5 werkdagen beschikt om erop te antwoorden. In geval van aanvaarding wordt het gewijzigde project opnieuw op ontvankelijkheid onderzocht en, in voorkomend geval, technisch en budgettair opnieuw geëvalueerd. In geval van weigering of bij uitblijven van antwoord binnen deze termijn wordt het project in zijn oorspronkelijke versie geanalyseerd. Indien die oorspronkelijke versie niet-ontvankelijk blijft, wordt het project geweigerd.

Indien een projectidee onuitvoerbaar blijkt te zijn of niet voldoet aan de criteria bepaald in de punten 5.1 en 5.2, wordt het geweigerd en niet vooraf geselecteerd. Indien het aan alle criteria voldoet, wordt het vooraf geselecteerd. Ongeacht de uitkomst van de analyse wordt de projectdrager van de beslissing in kennis gesteld. In geval van weigering worden de redenen meegedeeld aan de betrokken projectdrager(s).

Een projectidee dat werd geweigerd wegens niet-naleving van de criteria bepaald in de punten 5.1 en 5.2 kan slechts opnieuw worden ingediend tijdens een latere editie van de Gedeelde Begroting 2.0 indien het werd gecorrigeerd om rekening te houden met deze criteria.

Artikel 6. Stap 3 | eventuele hogere weging en validatie door het college

Vóór de lancering van de projectoproep bepalen het College en de Nieuwe Assemblee van de Inwoners gezamenlijk de soorten projecten die tijdens die editie in aanmerking kunnen komen voor een hogere weging. Deze criteria beogen meer aandacht te geven aan bepaalde soorten projecten die in de vorige edities weinig vertegenwoordigd waren, zoals bijvoorbeeld projecten gericht op jongeren of senioren, en een samenhang te verzekeren met de prioriteiten die in het kader van de werkzaamheden van de Assemblee werden vastgesteld.

In geval van blijvende onenigheid tussen het College en de Nieuwe Assemblee van de Inwoners over de soorten projecten die in aanmerking kunnen komen voor een hogere weging, behoudt het College de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.

Deze criteria worden in de projectoproep openbaar gemaakt, zodat de projectdragers daarvan op de hoogte zijn vanaf de indiening.

Vóór de lancering van de projectoproep stelt het College alleen de voor de betrokken editie toepasselijke wegingscoëfficiënt vast. Deze coëfficiënt mag niet hoger zijn dan 100 %: hoogstens worden de stemmen voor een project met hogere weging verdubbeld. De coëfficiënt wordt in de projectoproep openbaar gemaakt.

Het College valideert de lijst van de vooraf geselecteerde projectideeën, de eventuele toepassing van de vooraf bepaalde criteria voor hogere weging, alsook de geraamde budgetten voor hun uitvoering.

De Dienst Participatie kent op willekeurige wijze een nummer toe aan elk project.

Artikel 7. Stap 4 | communicatiecampagne en stemming over de vooraf geselecteerde projecten

7.1. Communicatiecampagne

De Gemeente ontwerpt en verspreidt gedurende de volledige stemperiode een ruime communicatiecampagne die oproept om te stemmen. Zij maakt gebruik van alle middelen die haar ter beschikking staan om op neutrale wijze te communiceren over de projecten die aan de stemming worden onderworpen, zonder één of meerdere projecten in het bijzonder te bevoordelen.

Alle projecten worden gepubliceerd in een raadpleegbare catalogus:

• in digitaal formaat, op het officiële participatieplatform van de Gemeente, met automatische meertalige vertaling om de toegang te verruimen voor inwoners die het Frans noch het Nederlands beheersen. De projecten zijn raadpleegbaar aan de hand van diverse filters (locatie, thema enz.);
• in papieren formaat, beschikbaar in het gemeentehuis en verspreid via huis-aan-huisbedeling.

De projectdragers worden aangemoedigd om campagne te voeren voor hun project, met hun eigen middelen en onder hun eigen verantwoordelijkheid. De communicatie van de projectdragers moet steeds welwillend en respectvol zijn.

De Gemeente stelt aan de projectdragers gepersonaliseerd communicatiemateriaal ter beschikking.

In het kader van de institutionele communicatie over de Gedeelde Begroting 2.0 (projectcatalogus, informatiemateriaal, website/platform, papieren dragers, institutionele sociale media) kan de Gemeente informatie over de vooraf geselecteerde projecten verspreiden en, in voorkomend geval, de identiteit van de projectdrager in niet-intrusieve vorm.

Elk gebruik van beelden, audio-/video-opnamen of identificerende getuigenissen met betrekking tot de projectdragers is onderworpen aan een specifieke voorafgaande toestemming. Deze toestemming is facultatief en heeft geen enkele impact op de ontvankelijkheid, de analyse, de voorafgaande selectie of de rangschikking van het project.

Er worden nabijheidsacties georganiseerd om de deelname aan de stemming aan te moedigen, in het bijzonder bij publieken die verder af staan van participatieve trajecten.

7.2. Stemming

De stemverrichtingen vinden plaats gedurende 1 maand en worden op de laatste dag om middernacht afgesloten. De precieze kalender wordt door het College vastgesteld.

De stemming staat open voor personen van minstens 10 jaar oud die op het ogenblik van de aanvang van de stemverrichtingen in Oudergem verblijven.

Elke deelnemer stemt voor de projecten van zijn of haar keuze in een virtueel “mandje” waarvan het bedrag overeenstemt met de totale enveloppe van de Gedeelde Begroting 2.0; dit betreft een prioriteringsmechanisme en het is niet verplicht het mandje volledig te benutten.

De stemming wordt georganiseerd volgens een hybride systeem:

• online op het officiële participatieplatform van de Gemeente;
• via een papieren stembiljet, volgens de modaliteiten meegedeeld in de projectoproep en tijdens de nabijheidsacties in de wijken;
• in de Gemeente: tijdens de georganiseerde permanenties, overdag en ’s avonds, met begeleiding door de Dienst Participatie (online stemming en/of op papier).

De controlemodaliteiten die op alle stemmen van toepassing zijn, worden verduidelijkt in artikel 7.3.

7.3. Controle

De deelnemers identificeren zich met het oog op de controle van de stemming, ongeacht de wijze van deelname (online of op papier).

Iedere persoon kan slechts eenmaal stemmen. In samenwerking met de beheerder van het platform wordt een controle uitgevoerd om doublures en onregelmatigheden op te sporen; de technische modaliteiten van deze controle worden bepaald met eerbiediging van de beginselen van minimale gegevensverwerking, veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens. Elke ongeldige stem wordt niet meegeteld.

De op papieren drager uitgebrachte stemmen worden in het platform ingevoerd zodat zij kunnen worden opgenomen in de controle “één persoon = één stem” en in de globale telling.

Met het oog op de controle van de stemming (“één persoon = één stem”) en de verificatie van de deelnemingsvoorwaarden (leeftijd en woonplaatsgemeente) verstrekt de deelnemer de nodige informatie volgens de modaliteiten die in de projectoproep worden verduidelijkt.

De resultaten worden gepubliceerd na afsluiting van de stemverrichtingen, na de validatie-, telling- en controleverrichtingen.

Artikel 8. Afkondiging van de resultaten

De stemmen voor elk project worden opgeteld, onder aftrek van de eventueel vastgestelde ongeldige stemmen, en, in voorkomend geval, gecorrigeerd door toepassing van de hogere weging overeenkomstig artikel 6.

De winnende projecten zijn die welke de meeste geldige stemmen hebben behaald en waarvan het bedrag toelaat binnen de beschikbare begrotingsenveloppe te blijven, volgens hun rangorde in de rangschikking.

In geval van een gelijk aantal punten tussen twee of meer projecten waarvan de selectie zou leiden tot uitputting van de enveloppe, wordt het weerhouden project aangewezen door middel van een loting uitgevoerd door de Dienst Participatie volgens een geformaliseerde en traceerbare procedure, in aanwezigheid van ten minste twee daartoe gemachtigde gemeentelijke personeelsleden. Het resultaat van de loting wordt vastgelegd.

De Gemeente maakt gebruik van alle middelen die haar ter beschikking staan om te communiceren over de winnende projecten. Zij worden met name gepubliceerd op het officiële participatieplatform van de Gemeente en op de gemeentelijke website.

Niet-verkozen projecten kunnen opnieuw worden ingediend tijdens een latere editie van de Gedeelde Begroting 2.0, voor zover zij nog steeds beantwoorden aan de ontvankelijkheidscriteria.

Artikel 9. Opname van de winnende projecten in de begroting van het volgende jaar

De winnende projecten worden opgenomen in het ontwerp van begroting dat ter stemming aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

Artikel 10. Stap 5 | uitvoering en opvolging van de projecten

10.1. Uitvoering van de winnende projecten

Elk project is uniek en vereist specifieke modaliteiten en termijnen voor de uitvoering.

De winnende projecten worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Gemeente, volgens de toepasselijke administratieve procedures. In het geval van een gemengd project neemt de Gemeente het investeringsgedeelte ten laste overeenkomstig de bepalingen van punt 5.1, terwijl de projectdrager, vzw of burgergroepering, instaat voor het hem toekomende operationele beheer, in het kader van de contractuele overeenkomst die vóór de start van het project met de Gemeente werd gesloten. Dit operationele beheer wordt verzekerd zonder nieuwe werkingsuitgave voor de Gemeente.

In alle gevallen worden een contactname en, indien nodig, een ontmoeting georganiseerd tussen de winnende projectdrager en de bevoegde gemeentelijke diensten om de praktische uitvoeringsmodaliteiten te bepalen.

De winnende projecten zijn, indien nodig, onderworpen aan diepgaand onderzoek en aan administratieve procedures vóór hun uitvoering.

10.2. Stopzetting van een winnend project

Na de fase van diepgaand onderzoek of na afloop van de procedures kan het gebeuren dat een goedgekeurd project wordt stopgezet wegens technische moeilijkheden of ongunstige adviezen in het kader van de procedures, die vooraf niet konden worden voorzien. In dat geval wordt de projectdrager op de hoogte gebracht van de redenen voor de stopzetting.

10.3. Communicatie over uitgevoerde projecten

De voortgang van de winnende projecten kan publiek worden opgevolgd via het officiële participatieplatform van de Gemeente, waar een projectparcours van de Gedeelde Begroting 2.0 toegankelijk is en regelmatig wordt bijgewerkt.

De realisaties kunnen het voorwerp uitmaken van specifieke communicatie, bijvoorbeeld een inhuldiging in aanwezigheid van de indiener van het projectidee of een voorstelling in de media.

Artikel 11. Stap 6 | evaluatie van het proces

De Gedeelde Begroting 2.0 van Oudergem wordt na afloop van elke editie geëvalueerd.

Die evaluatie wordt intern door de gemeentelijke diensten en extern uitgevoerd, met name via een evaluatieformulier dat wordt gericht aan de projectdragers en aan de andere betrokken belanghebbenden.

In voorkomend geval worden de aanbevelingen die uit deze evaluatie voortvloeien gepubliceerd via de officiële kanalen van de Gemeente en voeden zij de verbetering van de volgende editie, met name via de aanpassing van de praktische modaliteiten die in de projectoproep nader worden bepaald.

Artikel 12. Beheer van persoonsgegevens

Rechtsgrond: artikel 6, lid 1, e), AVG — verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag waarmee de Gemeente is bekleed.

De gemeente Oudergem treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de organisatie van de Gedeelde Begroting 2.0, met name voor:

• het beheer van de projectoproep (indiening, behandeling, communicatie met de projectdragers);
• de organisatie van de stemming en de controle “één persoon = één stem”;
• de publicatie van de projectcatalogus en de institutionele communicatie over de regeling en haar resultaten;
• de opvolging van de uitvoering van de winnende projecten.

De volledige informatie over de verwerking (doeleinden, rechtsgronden, categorieën van gegevens, ontvangers, bewaartermijnen, rechten van de betrokkenen en rechtsmiddelen) wordt beschreven in de nota “Gedeelde Begroting 2.0 – Gegevensbescherming”, gepubliceerd op de daartoe bestemde pagina van het officiële participatieplatform van de Gemeente.

Voor elke vraag met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen de deelnemers contact opnemen met de gemeentelijke functionaris voor gegevensbescherming via de contactgegevens die zijn gepubliceerd op de officiële website van de Gemeente en op de daartoe bestemde pagina van het officiële participatieplatform.

Het officiële participatieplatform van de Gemeente wordt beheerd door een hosting- en exploitatiepartner die optreedt als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, in het kader van een met de Gemeente gesloten verwerkersovereenkomst.

Overeenkomstig artikel 35 AVG wordt vóór de operationele implementatie van de regeling een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd. Deze analyse wordt bijgewerkt in geval van een wezenlijke wijziging van de verwerking.

Artikel 13. Uitzonderlijke omstandigheden

De gemeente Oudergem behoudt zich het recht voor deze regeling van Gedeelde Begroting 2.0 te onderbreken, te wijzigen, in te korten, te verlengen of te annuleren in geval van een onvoorzienbare wijziging van omstandigheden die niet aan de Gemeente kan worden toegerekend en die de werking of de voortzetting van de Gedeelde Begroting 2.0 uiterst moeilijk of onmogelijk maakt, zoals een pandemie, een natuurramp of een ernstige crisis. De Gemeente kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.

Artikel 14. Opheffing

Dit reglement heft op en vervangt het reglement betreffende de Gedeelde Begroting van Oudergem dat door de gemeenteraad werd aangenomen op 30/03/2023 en van toepassing was op de editie 2023, alsook elke eerdere bepaling betreffende de Gedeelde Begroting die onverenigbaar is met zijn bepalingen.

Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op de goedkeuring ervan door de gemeenteraad.