Artikel 1. Leidende beginselen 

In het kader van de participatiestrategie 2026-2030 zijn de leidende beginselen van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners:

• Het vertrouwen en de banden tussen burgers, de overheid en verkozenen versterken;
• De gemeentelijke beleidsvoering versterken met een visie die verankerd is in de dagelijkse realiteit van de inwoners;
• Mee het overheidsoptreden bepalen en evalueren op basis van de reële behoeften en verwachtingen van de inwoners;
• De diversiteit in burgerparticipatie bevorderen, met name door inwoners te bereiken die minder vertrouwd zijn met de participatieve mechanismen.

Deze beginselen vormen de leidraad voor de organisatie van de werking en voor de uitwerking van de deliverables waarin dit reglement voorziet.

Artikel 2. Opdracht van de nieuwe assemblee van de inwoners 

De Nieuwe Assemblee van de Inwoners heeft drie kerntaken:

Evaluatie van het gemeentelijk beleid

De NAI evalueert jaarlijks de uitvoering van de roadmap van de Algemene Beleidsverklaring (ABV) Met 'roadmap' bedoelen we het operationele document dat is goedgekeurd door het College, met daarin de in geplande acties en projecten gegoten engagementen van de ABV, en dat ten minste één keer per jaar vóór de werkdagen van de NAI wordt bijgewerkt. De roadmap wordt gedateerd, geversioneerd en voor het publiek toegankelijk gemaakt via de officiële kanalen van de gemeente; elke update wordt in het kader van rekening en verantwoording meegedeeld aan de NAI.

Het toepassingsgebied van deze evaluatie wordt duidelijk afgebakend in artikel 3, de methode komt aan bod in artikel 8 en artikel 10 beschrijft de deliverables. De evaluatie voegt aan de werkzaamheden van het bestuur een burgerperspectief toe dat gestoeld is op de perceptie, behoeften en verwachtingen van de inwoners.

Formuleren van aanbevelingen

Aan het einde van de legislatuur stelt de NAI een memorandum op met een samenvatting van haar bevindingen en aanbevelingen.

Dit memorandum wordt uiterlijk op 31 maart van het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen afgerond en openbaar gemaakt, en in ieder geval ten minste zes maanden voor de officiële datum van de stemming, zodat het openbaar is zonder de verkiezingscampagneperiode te verstoren.

Bijdrage aan de Gedeelde Begroting 2.0

Bij de opmaak van de Gedeelde Begroting 2.0, waarvan het college het tijdschema vastlegt, helpt de NAI het college met het bepalen van de soorten projecten die extra weging krijgen. Alleen het College stelt de toepasselijke wegingsfactor vast.

De 'wegingsfactor' is de coëfficiënt, tussen 1 en 2, waarmee de stemmen worden vermenigvuldigd die zijn behaald door projecten die beantwoorden aan de vastgestelde wegingscriteria, volgens de bepalingen in het reglement betreffende de Gedeelde Begroting 2.0. Een quotiënt van 2 komt overeen met het toegelaten maximum (100%), d.w.z. een verdubbeling van de stemmen.

De NAI ondersteunt de politieke besluitvorming. Ze vervangt in geen geval de gemeenteraad, het college of het gemeentebestuur.

De deliverables van de NAI zijn adviserend van aard. Het college zal een formeel antwoord geven op de bevindingen en aanbevelingen van de NAI wanneer die verslag uitbrengt aan de gemeenteraad, en daarbij aangeven welk gevolg ze van plan is eraan te geven.

Artikel 3. Perimeter van de evaluatie 

De evaluatieopdracht van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners heeft betrekking op:

• De roadmap van de Algemene Beleidsverklaring (ABV), in het bijzonder de structurerende projecten en acties van de legislatuur en de politieke engagementen die expliciet in dit document zijn opgenomen;
• De activiteitenverslagen van de verschillende gemeentediensten, als aanvullende informatiebronnen.

Worden niet geëvalueerd: directe dienstverlening aan de burger (zoals audits van het type 'mystery shopping').

De beoordeling is evolutief: projecten die initieel niet gepland waren, kunnen tijdens de legislatuur opduiken en opgenomen worden in de roadmap, zolang ze aansluiten bij de bestaande prioriteiten van de ABV. De NAI evalueert de roadmap zoals die op een gegeven moment is, inclusief projecten die in de loop van het mandaat worden geïntegreerd.

Het gemeentebestuur bezorgt de NAI een bijgewerkt verantwoordingsverslag over de voortgang van de projecten die zijn opgenomen in het draaiboek, en dit vóór de eerste jaarlijkse werkdag en, indien van toepassing, vóór elke evaluatiedag van de subgroep. Dit verantwoordingsverslag is een voorwaarde voor een vlot verloop van de evaluatie.

Artikel 4. Samenstelling van de nieuwe assemblee van de inwoners 

De Nieuwe Assemblee van de Inwoners bestaat uit 33 burgers van Oudergem.

De samenstelling ervan beoogt veeleer de diversiteit van de bevolking van Oudergem dan een strikte statistische representativiteit. Zij weerspiegelt zoveel mogelijk de verschillende sociodemografische profielen van de gemeente, met name wat betreft gender (vrouwen/mannen), leeftijd, opleidingsniveau, type huishouden, aantal kinderen ten laste, type woning, verblijfsduur, participatietalen en territoriale spreiding.

Zonder een strikte statistische representativiteit na te streven, moet de samenstelling van het panel toelaten rekening te houden met de diversiteit van de betekenisvolle kenmerken van de bevolking van Oudergem en mag geen enkele van de volgende categorieën worden uitgesloten:

• genderdiversiteit (vrouwen/mannen);
• leeftijdscategorieën;
• opleidingsniveaus;
• beroepssituaties;
• types van huishouden en aantal kinderen ten laste;
• verblijfsduur in Oudergem;
• woningtypes;
• participatietalen;
• territoriale spreiding (wijk/sector).

Het spreekt voor zich dat eenzelfde lid tot meerdere categorieën kan behoren. Voor de toepassing van dit reglement wordt de territoriale ligging beoordeeld op basis van de statistische sectoren in de zin van Statbel, zoals die door het BISA op het niveau van het Brussels Gewest worden gebruikt.

De diversiteit van het panel wordt nagestreefd door middel van een gestratificeerde loting onder de vrijwillige kandidaturen, aangevuld met mobiliseringsacties en, in voorkomend geval, met een gerichte aanpak voor de verspreiding van informatie en de uitnodiging om zich kandidaat te stellen.

De leden worden aangewezen volgens drie complementaire modaliteiten:

• een gestratificeerde loting onder de personen die zich vrijwillig hebben ingeschreven naar aanleiding van een open oproep, volgens de criteria inzake sociodemografische diversiteit die zijn vastgelegd in het reglement betreffende de werving van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners;
• een geïndividualiseerde mobilisering, teneinde burgers te bereiken die minder geneigd zijn spontaan op de oproep in te gaan;
• een gerichte aanpak inzake informatieverspreiding en uitnodiging om zich kandidaat te stellen wanneer bepaalde bevolkingscategorieën of bepaalde zones van het gemeentelijk grondgebied ondervertegenwoordigd blijven, overeenkomstig de modaliteiten voorzien in het reglement betreffende de werving van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners.

Bepaalde sociodemografische variabelen die worden gebruikt ter ondersteuning van de diversiteit (met name woningtype, samenstelling van het huishouden en verblijfsduur) kunnen een risico op stigmatisering inhouden indien zij zouden worden verspreid of voor andere doeleinden zouden worden gebruikt. Bijgevolg zijn deze variabelen uitsluitend toegankelijk voor de daartoe gemachtigde gemeentelijke personeelsleden van de Dienst Participatie en worden zij enkel gebruikt met het oog op de samenstelling van het panel (stratificatie/diversiteit). Zij worden noch gepubliceerd, noch meegedeeld aan de leden van de Assemblee, noch gedeeld met derden, behoudens wettelijke verplichting.

De leden van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners worden aangewezen voor een eerste mandaat van 2 jaar. Na afloop van deze periode kunnen de leden die hun engagement wensen voort te zetten, opnieuw worden aangewezen, met een maximum van twee hernieuwingen over de hele legislatuur. Er wordt niet overgegaan tot een volledige vernieuwing van het panel na afloop van elke periode van 2 jaar. Eventuele vertrekken worden geleidelijk opgevangen via de reservelijst, teneinde de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen, de samenhang van het collectieve werk te behouden en de voorbereiding van het memorandum op het einde van de legislatuur mogelijk te maken.

De Assemblee streeft naar pariteit tussen vrouwen en mannen.

Elk lid is verplicht aan de Dienst Participatie elke situatie van een mogelijk belangenconflict te melden (rechtstreeks persoonlijk belang, familiale of professionele band met een geëvalueerd project, enz.) en zich terug te trekken uit het onderzoek van de betrokken kwestie. In geval van twijfel over het bestaan van een belangenconflict beoordeelt de Dienst Participatie, na overleg met het betrokken lid, of een terugtrekking noodzakelijk is om de integriteit van de werkzaamheden te vrijwaren.

Gemeenteraadsleden, OCMW-raadsleden, leden van het College, ministers en parlementsleden kunnen geen lid zijn van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners.

Wanneer de Nieuwe Assemblee van de Inwoners collectief optreedt als projectdrager binnen een ander gemeentelijk participatief instrument, neemt zij niet deel aan de uitwisselingen, aanbevelingen of standpuntbepalingen die specifiek betrekking hebben op dat project. De Dienst Participatie organiseert de nodige modaliteiten om elk collectief belangenconflict te voorkomen.

Artikel 5. Loting en selectie 

De leden voor de Nieuwe Assemblee van de Inwoners worden geselecteerd aan de hand van een open oproep tot kandidaatstelling, een gestratificeerde loting onder de ingeschreven kandidaten, een reservelijst en, indien nodig, aanvullende methodes van mobilisering en informatieverstrekking, allemaal met het oog op een zo divers mogelijk panel.

De modaliteiten van deze procedure, inclusief inschrijvingsvoorwaarden, het enige inschrijvingsformulier, de stratificeringscriteria, de samenstelling van de reservelijst, het beheer van de vervangingen en de toepasselijke regels voor de verwerking van persoonsgegevens, staan in het reglement betreffende de selectie voor de Nieuwe Assemblee van de Inwoners dat is goedgekeurd door de gemeenteraad.

Selectie gebeurt door vrijwillige inschrijving. De gemeente maakt voor deze selectieprocedure geen gebruik van de bevolkingsregisters om een specifieke groep te creëren en op naam uit te nodigen, behoudens een wijziging van dit reglement en van het selectiereglement, zoals goedgekeurd door de Gemeenteraad.

Artikel 6. Planning voor de legislatuur 

De Nieuwe Assemblee van de Inwoners wordt georganiseerd over de duur van de legislatuur volgens de volgende kalender. Het College stelt een meerjarige planning vast van de voornaamste mijlpalen voor de volledige legislatuur; de praktische modaliteiten worden vooraf aan de leden meegedeeld:

• Bij de aanvang van de legislatuur: oproep tot kandidaturen (met name via een huis-aan-huisbedeling), vrijwillige inschrijving, loting, installatie en opleiding van de leden;
• Tijdens de duur van de legislatuur: jaarlijkse evaluatiecycli bestaande uit vijf collectieve werkdagen: één dag gewijd aan de kennisneming van de verantwoording en aan de bepaling van de werkassen door alle leden, drie evaluatiedagen georganiseerd in subgroepen (één dag per subgroep) en één openbare restitutiedag die openstaat voor alle leden. Elk lid neemt deel aan drie van deze vijf dagen: de dag waarop de werkassen worden bepaald, de evaluatiedag van zijn of haar subgroep en de openbare restitutiedag;
• Memorandum: uiterlijk op 31 maart van het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen afgerond en openbaar gemaakt, en in ieder geval ten minste zes maanden vóór de officiële datum van de stemming, overeenkomstig artikel 2.

Deze kalender kan door het College worden aangepast in geval van uitzonderlijke omstandigheden, bij met redenen omklede beraadslaging en na kennisgeving aan de Gemeenteraad.

Artikel 7. Werking 

7.1. Ritme en organisatie van de werkzaamheden 

De Nieuwe Assemblee voor de Inwoners heeft elk jaar vijf werkdagen:

• een dag om het verantwoordingsverslag door te nemen en de werkpijlers te bepalen;
• drie dagen voor evaluatie, georganiseerd in subgroepen (één dag per subgroep);
• een dag met openbare terugkoppeling over de bevindingen en aanbevelingen.

Aangezien de evaluatieopdracht in subgroepen wordt georganiseerd, neemt elk lid deel aan de dag gewijd aan de bepaling van de werkassen, aan de evaluatiedag van de subgroep waartoe het behoort en aan de openbare restitutiedag, met name drie dagen per jaarlijkse cyclus.

Elke subgroep buigt zich over een afzonderlijke werkpijler, volgens het in artikel 3 omschreven toepassingsgebied. Tijdens de installatievergadering bepalen de NAI-leden hun praktische organisatorische modaliteiten (communicatiekanalen en rolverdeling) binnen de Assemblee. Deze elementen zijn praktische organisatorische modaliteiten en vormen geen afzonderlijk reglement dat losstaat van dit reglement.

Binnen de NAI gebeurt besluitvorming bij instemming. Elk fundamenteel bezwaar moet schriftelijk worden ingediend door het betrokken lid, met motivering. In het geval van aanhoudend bezwaar na een tweede ronde van beraadslagingen, legt de Dienst Participatie het meningsverschil vast in de notulen en wordt het werk voortgezet met vermelding van dit standpunt. Bevindingen en aanbevelingen worden formeel gedocumenteerd (notulen of samenvatting), met vermelding van afwijkende standpunten.

De Dienst Participatie zorgt voor het goede verloop van de werkzaamheden van de Assemblee, met respect voor haar neutraliteit en onafhankelijkheid.

7.2. Opleiding en inclusie 

Vóór de eerste jaarlijkse evaluatiecyclus nemen de leden deel aan een installatiesessie die een voorafgaande opleiding met het oog op de opname van hun functie omvat, met name over de opdrachten van de NAI, het methodologische evaluatiekader, de besluitvorming bij consent en de werking van het gemeentelijk beleid. Deze installatiesessie vindt slechts één keer plaats, bij de opstart van de regeling. Leden die in de loop van de legislatuur worden gerekruteerd, krijgen een bijscholing georganiseerd door de Dienst Participatie.

Aan elk lid wordt een forfaitaire onkostenvergoeding toegekend voor zijn of haar daadwerkelijke aanwezigheid op elke werkdag, teneinde de kosten en beperkingen verbonden aan de deelname te compenseren (verplaatsingen, gezinsorganisatie). Zij wordt niet uitbetaald in geval van afwezigheid, zelfs indien die gerechtvaardigd is. Het bedrag wordt door het College forfaitair vastgesteld, met inachtneming van het wettelijke plafond dat van toepassing is op vrijwilligersvergoedingen en van de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.

Om de inclusiviteit van het proces te waarborgen en de daadwerkelijke deelname van alle leden te vergemakkelijken, kunnen door de Dienst Participatie aanpassingen worden getroffen in functie van de vastgestelde behoeften (met name inzake uurroosters, werktaal, toegankelijkheid, mobiliteit en ouderschap), binnen de grenzen van de beschikbare middelen en volgens de modaliteiten die in voorkomend geval door het College worden vastgesteld.

7.3. Aanwezigheid, continuïteit en vervangingen 

Aanwezigheid bij de installatievergadering en opleiding is vereist. Als iemand voor meer dan de helft van de duur van een vergadering afwezig is, wordt dat beschouwd als een onvolledige deelname. Bij ongerechtvaardigde afwezigheid of bovengenoemde onvolledige deelname voor deze installatievergaderingen, kan het lid vervangen worden, behoudens uitzonderlijke redenen zoals bepaald door de Dienst Participatie.

Opvolging van aanwezigheid tijdens het mandaat

Effectieve deelname aan de werkzaamheden is essentieel voor de continuïteit en kwaliteit van de resultaten van de Assemblee. Afwezigheid op werkdagen waarvoor de leden worden opgeroepen, wordt individueel opgevolgd door de Dienst Participatie.

Bij herhaalde ongerechtvaardigde afwezigheid, in het bijzonder twee of meer ongerechtvaardigde afwezigheden tijdens het mandaat, kan de Dienst Participatie een vervanger voorstellen om de continuïteit van de werkzaamheden te waarborgen. In de mate van het mogelijke wordt vóór elke vervanging een voorafgaand gesprek georganiseerd met het betreffende lid om de hindernissen te begrijpen en oplossingen te identificeren. Het betreffende lid wordt schriftelijk op de hoogte gesteld van de beslissing tot vervanging en de redenen daarvoor.

Gerechtvaardigde afwezigheden en continuïteitsmechanisme

Belangrijke familiale redenen of dwingende professionele redenen worden als gerechtvaardigd beschouwd en moeten zoveel mogelijk worden meegedeeld aan de Dienst Participatie.

Er worden geen medische bewijsstukken, certificaten of gezondheidsgegevens verzameld noch bewaard. Een afwezigheid wordt enkel aangegeven met "gerechtvaardigd afwezig / ongerechtvaardigd afwezig" voor de opvolging van deelname.

De forfaitaire vergoeding wordt niet betaald voor een dag waarop men afwezig is.

Om de impact van een eventuele afwezigheid op de continuïteit van het werk te beperken, kan een continuïteitsmechanisme worden ingesteld door de Dienst Participatie, volgens de modaliteiten die deze dienst gepast acht in het licht van de situatie.

Als het lid aangeeft dat hij of zij niet in staat is om door te gaan, of als uit een gesprek blijkt dat hij of zij duidelijk niet in staat is om effectief bij te dragen aan het werk, kan via de reservelijst een vervanger aangeduid worden.

Modaliteiten voor vervanging

Vervangingen gebeuren op basis van de reservelijst die is opgesteld tijdens de selectiefase. Er wordt gezocht naar een profiel vergelijkbaar met dat van het lid dat wordt vervangen (geslacht, leeftijdscategorie, wijk waar hij/zij woont, selectiemethode, enz.) om de diversiteit van de Assemblee te behouden. De Dienst Participatie is verantwoordelijk voor de integratie van het vervangende lid en moet hem of haar op de hoogte brengen van lopende zaken.

7.4. Jaarlijkse evaluatiecyclus: verantwoordingsverslag en definitie van werkpijlers 

Voorafgaand aan de werkdagen stuurt de gemeente de NAI een bijgewerkt verantwoordingsverslag over de voortgang van de projecten in de roadmap, in overeenstemming met artikel 3. Dit verantwoordingsverslag is een voorwaarde om de werkzaamheden vlot te laten verlopen.

Op die basis is de eerste van de vijf collectieve werkdagen van de jaarlijkse cyclus gewijd aan de kennisneming van de verantwoording en aan de bepaling van de werkassen van de subgroepen door alle leden, welke worden gevalideerd volgens de in artikel 7.1 bepaalde besluitvorming bij consent.

Artikel 8. Evaluatiemethode 

Voor de evaluatie zijn er drie criteria, die worden toegepast overeenkomstig het in artikel 3 gedefinieerde toepassingsgebied:

• Doeltreffendheid (alle geëvalueerde projecten): doeltreffendheid meet de mate waarin geplande projecten zijn gerealiseerd en hun waarneembare effecten op het dagelijkse leven van bewoners. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen legitieme belemmeringen, die ontstaan buiten de wil van het college, en structurele problemen die verband houden met de gemeentelijke organisatie of middelen;
• Relevantie (alleen lopende projecten): relevantie meet de mate waarin de acties tegemoetkomen aan de behoeften van het gebied. Er wordt bijzondere aandacht geschonken aan de inclusie van kwetsbare groepen;
• Coherentie (alleen lopende projecten): coherentie evalueert de relatie tussen projecten, of ze elkaar aanvullen of overlappen, en de algemene zichtbaarheid van gemeentelijke interventies.

Artikel 9. Aanvullende informatiebronnen 

Ter ondersteuning van haar analyses steunt de NAI op de resultaten van de jaarlijkse raadpleging die door de Gemeente wordt georganiseerd bij de bevolking van Oudergem.

De NAI kan ook voor haar analyses putten uit de volgende informatiebronnen:

• De specifieke jaarlijkse raadpleging: een tevredenheidsenquête die de gemeente elk jaar organiseert onder de bevolking van Oudergem en waarvan de resultaten naar de NAI worden gestuurd vóór haar werkdagen;
• Thematische raadplegingen: raadplegingen die de gemeente via haar onlineplatform organiseert over specifieke onderwerpen die verband houden met het geëvalueerde beleid;
• De Apero van de Inwoners: een gezellig evenement dat de gemeente jaarlijks organiseert voor alle bewoners, en waar de NAI rechtstreeks bij de bevolking feedback kan verzamelen;
• Lokale activiteiten in de wijken: informele evenementen in de wijken, los van de activiteiten van de Karavaan van de Gedeelde Begroting, en een gelegenheid om feedback te verzamelen die nuttig zal zijn voor de evaluatiewerkzaamheden en het opstellen van het memorandum;
• Openbare sessies en mechanismen voor terugkoppeling: formele uitwisselingsmomenten om de analyses van de Assemblee te toetsen aan reacties en opmerkingen van de bevolking.

De gemeente zorgt ervoor dat de resultaten van de specifieke jaarlijkse raadpleging vóór elke evaluatiedag aan de NAI worden bezorgd.

Artikel 10. Deliverables 

Aan het einde van elke jaarlijkse evaluatiecyclus (jaren 2 tot 5) zal de Nieuwe Assemblee van de Inwoners de volgende deliverables produceren, die binnen de 30 dagen na de dag van openbare terugkoppeling zullen worden gepubliceerd op de officiële digitale platformen van de gemeente Oudergem:

• Een onderbouwde tabel betreffende het criterium van doeltreffendheid, met daarin de gerealiseerde en niet-gerealiseerde projecten en de respectievelijke redenen daarvoor;
• Gedetailleerde evaluatiefiches voor gerealiseerde of lopende projecten (criteria van relevantie en coherentie), overgedragen aan de gemeentediensten en toegankelijk gemaakt voor de bevolking;
• Een verslag over de terugkoppeling naar de gemeenteraad, genoteerd op de agenda van een vergadering van de gemeenteraad binnen drie maanden na de dag van openbare terugkoppeling;
• Een verslag van de openbare terugkoppeling, in de vorm van een presentatie die toegankelijk is voor alle inwoners, inclusief een moment van interactie met het college.

De NAI stelt een memorandum van aanbevelingen op dat steunt op het geheel van haar werkzaamheden en dat wordt afgerond en openbaar gemaakt overeenkomstig de in artikel 2 vastgelegde termijnen. Wanneer het formele antwoord van het College na de initiële publicatie van de documenten wordt gegeven, wordt dit na de voorstelling aan de gemeenteraad aan de publicatie toegevoegd of als bijlage toegevoegd.

Artikel 11. Bijdrage aan de gedeelde begroting 2.0 

Tijdens de edities van de Gedeelde Begroting 2.0, waarvan de kalender door het College wordt vastgesteld, bepaalt de Nieuwe Assemblee van de Inwoners gezamenlijk met het College, voorafgaand aan de lancering van de projectoproep, welke soorten projecten in aanmerking kunnen komen voor een hogere weging. Dit overleg wordt opgestart door de Dienst Participatie volgens de modaliteiten en de kalender die zijn vastgelegd in het reglement van de Gedeelde Begroting 2.0. In geval van blijvende onenigheid tussen de NAI en het College over de criteria, behoudt het College de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.

Het College stelt alleen, voorafgaand aan de lancering van de projectoproep, de toepasselijke wegingscoëfficiënt vast. De vaststelling en de bekendmaking van deze coëfficiënt gebeuren overeenkomstig de bepalingen van het reglement van de Gedeelde Begroting 2.0.

De weerhouden criteria voor hogere weging worden openbaar gemaakt in de projectoproep van de Gedeelde Begroting 2.0, zodat de projectindieners daarvan op de hoogte zijn vanaf de indiening van hun project.

De NAI kan aanbevelingen formuleren over de evolutie van de thema’s van de Gedeelde Begroting 2.0, overeenkomstig het reglement van de Gedeelde Begroting 2.0.

De NAI kan worden betrokken bij de nabijheidsacties die rechtstreeks in de wijken worden georganiseerd in het kader van de Gedeelde Begroting 2.0 (hierna: de “Karavaan van de Gedeelde Begroting”). Deze momenten vormen gelegenheden voor rechtstreekse terugkoppeling vanuit het terrein en voor contact met publieken die gewoonlijk verder af staan van participatieve trajecten.

Artikel 12. Rapportage en transparantie 

Al het werk en de deliverables van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners worden openbaar gemaakt en zijn toegankelijk via de officiële digitale platformen van de gemeente Oudergem.

De gemeente zorgt ervoor dat het werk van de NAI zichtbaar is voor het grote publiek, met name tijdens de jaarlijkse openbare terugkoppeling.

De deliverables worden gepubliceerd met respect voor de vertrouwelijkheid van informatie die valt onder het beroepsgeheim of die als vertrouwelijk is geclassificeerd door het gemeentebestuur in overeenstemming met de wetgeving inzake toegang tot administratieve documenten en de regels die van toepassing zijn op gegevensbescherming.

Gezien de beperkte omvang van het panel worden voor publicatie bestemde deliverables vóór verspreiding geanonimiseerd of samengevoegd om elk risico op indirecte heridentificatie te voorkomen. De Dienst Participatie en in voorkomend geval de DPO staan in voor een voorafgaande herlezing. De gepubliceerde deliverables bevatten geen persoonsgegevens of elementen waarmee een lid rechtstreeks of onrechtstreeks geïdentificeerd kan worden.

Artikel 13. Beheer van persoonsgegevens 

Rechtsgrond: artikel 6(1)(e) van de AVG — verwerking die noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de gemeente werd toegekend. Dit reglement, dat is aangenomen door de gemeenteraad, regelt de uitvoering van het mechanisme en de bijbehorende gegevensverwerking.

Voor elke vraag of klacht met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens kan de betrokken persoon zich wenden tot de gegevensbeschermingsfunctionaris van de gemeente Oudergem.

De gedetailleerde modaliteiten van de selectieprocedure voor NAI-leden, van de samenstelling van de reservelijst en van de verwerking van persoonsgegevens staan in het reglement betreffende de selectie voor de Nieuwe Assemblee van de Inwoners dat de gemeenteraad heeft goedgekeurd.

Alle informatie over gegevensverwerking (privacyverklaring), inclusief informatie die van toepassing is bij indirecte verzameling in het kader van gerichte informatieverstrekking, is beschikbaar via de officiële kanalen van de gemeente, met name op de speciale pagina "NAI – AVG" van het officiële participatieplatform.

Elke substantiële wijziging in de verwerkingsmethoden, in het bijzonder met betrekking tot de doeleinden, gegevenscategorieën, ontvangers, bewaartermijnen of wettelijke grondslagen, wordt vooraf gemeld aan de gemeenteraad en meegedeeld aan de betrokkenen in overeenstemming met de AVG.

Conform artikel 35 van de AVG wordt er een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd voorafgaand aan de operationele uitvoering van het NAI-mechanisme, inclusief de componenten voor de selectie, werking, betaling van vergoedingen, publicatie van deliverables en, indien van toepassing, foto/video-opnames. Bij wezenlijke wijzigingen aan de verwerking wordt deze beoordeling bijgewerkt.

Het maken van identificeerbare foto's/video's voor communicatiedoeleinden tijdens NAI-activiteiten, moet meegedeeld worden en er moet afzonderlijk en optioneel toestemming voor gegeven worden. Weigering of intrekking van deze toestemming heeft geen invloed op uw deelname aan de NAI. De modaliteiten daarvoor staan in de privacyverklaring en/of een specifiek toestemmingsformulier.

Artikel 14. Uitzonderlijke omstandigheden 

De gemeente Oudergem behoudt zich het recht voor om de Nieuwe Assemblee van de Inwoners op te schorten, te wijzigen, in te korten, te verlengen of te annuleren in geval van onvoorziene omstandigheden buiten de wil van de gemeente, die de werking of de voortzetting van het werk van de NAI te moeilijk of onmogelijk maken, zoals een pandemie, een natuurramp of een ernstige crisis. Zij kan daarvoor niet aansprakelijk worden gesteld.

Artikel 15. Opheffing 

Dit reglement leidt tot de opheffing en herroeping van:

• Het reglement betreffende de Assemblee van de Inwoners van Oudergem van 22 juni 2022;
• Alle vroegere bepalingen met betrekking tot de wijkvergaderingen in de gemeente Oudergem.

Dit reglement treedt in werking de dag na goedkeuring door de gemeenteraad.

Artikel 16. Overgangsbepaling (huidige legislatuur) 

Voor de huidige legislatuur wordt het panel slechts een keer per ambtsperiode door loting samengesteld. Eventuele vervanging vindt plaats wanneer dat nodig is via de reservelijst, om de continuïteit van het werk en de voorbereiding van het memorandum te waarborgen.

Na afloop van de eerste periode van 2 jaar wordt geen nieuwe volledige loting georganiseerd. De leden die hun engagement wensen voort te zetten, kunnen worden hernieuwd onder de voorwaarden bepaald in dit reglement. Eventuele vertrekken worden geleidelijk opgevangen via de reservelijst, om de continuïteit van de werkzaamheden te verzekeren, de samenhang van het collectieve werk te bewaren en de voorbereiding van het memorandum aan het einde van de legislatuur mogelijk te maken.

Het college zal een meerjarenplanning opstellen met belangrijke mijlpalen voor de hele legislatuur. Dit kan in geval van uitzonderlijke beperkingen worden aangepast, bij gemotiveerde beslissing en na kennisgeving aan de Gemeenteraad.