Hoofdstuk I — Algemene Bepalingen

Artikel 1. Voorwerp

Dit reglement bepaalt:

• de modaliteiten van de selectieprocedure voor de leden van de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van Oudergem, met inbegrip van de fasen van de gestratificeerde loting, de samenstelling van de reservelijst en de aanvullende selectiemodaliteiten;
• de regels die van toepassing zijn op de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van deze procedure, in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Het is van toepassing op alle natuurlijke personen van wie de gegevens worden verwerkt in het kader van de selectie voor de NAI, en dit geldt voor zowel vrijwillige kandidaten, geselecteerde leden, reserven en personen die benaderd zijn in het kader van gerichte informatieverstrekking.

Artikel 2. Definities

In de zin van dit reglement wordt verstaan onder:

1. NAI-reglement: het Reglement betreffende de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van Oudergem, aangenomen door de gemeenteraad, waarvan dit reglement een aanvullende uitvoeringstekst vormt;
2. NAI: de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van Oudergem, zoals opgericht door het NAI-reglement;
3. Dienst Participatie: de gemeentedienst die verantwoordelijk is voor de operationele coördinatie van de NAI en is aangesteld als verantwoordelijke dienst voor de coördinatie van de verwerking van persoonsgegevens binnen de gemeente;
4. verwerkingsverantwoordelijke: de gemeente Oudergem, vertegenwoordigd door het College van Burgemeester en Schepenen, in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, punt 7, van de AVG;
5. DPO: de functionaris voor gegevensbescherming van de gemeente Oudergem, aangesteld overeenkomstig artikel 37 van de AVG;
6. AVG: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens;
7. DPA: de gegevensverwerkingsovereenkomst (Data Processing Agreement) tussen de gemeente en haar verwerkers, waarin de verplichtingen van deze verwerkers met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens zijn vastgelegd;
8. DPIA: de gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Data Protection Impact Assessment), die in overeenstemming met artikel 35 van de AVG wordt uitgevoerd voorafgaand aan de operationele uitvoering van de NAI;
9. reservelijst: de lijst met vrijwillige kandidaten die niet zijn geselecteerd bij de finale loting, bijgehouden voor de duur van de legislatuur om leden die in gebreke blijven te vervangen;
10. NAI-privacyverklaring: informatiedocument voor de betrokkenen, opgesteld in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de AVG, gepubliceerd op de speciale pagina "NAI – AVG" van het officiële platform van de gemeente en bijgewerkt wanneer er substantiële wijzigingen zijn aan de modaliteiten voor de verwerking.

Artikel 3. Overeenstemming met het NAI-reglement

Dit reglement wordt goedgekeurd in toepassing van het NAI-reglement. Het bevat de uitvoeringsbeginselen en -modaliteiten met betrekking tot de selectie van de NAI-leden en de verwerking van persoonsgegevens.

Dit reglement en het NAI-reglement vullen elkaar aan.

In geval van tegenstrijdigheid tussen beide teksten legt het college de gemeenteraad een voorstel voor om het NAI-reglement in overeenstemming te brengen met dit reglement.

Elke substantiële wijziging van dit reglement met betrekking tot de verwerkingsdoeleinden, gegevenscategorieën, ontvangers, bewaartermijnen of wettelijke grondslagen, gaat gepaard met een wijziging van de NAI-privacyverklaring en wordt meegedeeld aan de betrokkenen in overeenstemming met de transparantieverplichtingen zoals bedoeld in artikelen 13 en 14 van de AVG.

Hoofdstuk II — De Selectieprocedure

Afdeling 1 — Algemene principes

Artikel 4. Selectiemodaliteiten

De selectie van NAI-leden gebeurt op drie complementaire manieren, in deze prioritaire volgorde:

1. een open oproep tot kandidaatstelling, gevolgd door een gestratificeerde loting onder de vrijwillig ingeschreven kandidaten;
2. individuele mobiliserende initiatieven en begeleiding bij inschrijving, bedoeld om doelgroepen te bereiken die doorgaans ondervertegenwoordigd blijven in participatieve initiatieven;
3. gerichte informatieverstrekking en uitnodiging tot kandidaatstelling, als aanvullende maatregel wanneer bepaalde profielen ondervertegenwoordigd blijven na de loting.

Deze modaliteiten moeten ervoor zorgen dat er een Assemblee wordt gevormd die de sociodemografische diversiteit van de gemeente Oudergem weerspiegelt, zonder een strikte statistische representativiteit na te streven.

De selectieprocedure wordt intern beheerd door de Dienst Participatie. De selectie gebeurt aan het begin van elke nieuwe legislatuur. Tijdens de legislatuur worden eventuele vervangingen doorgevoerd via de reservelijst, volgens de procedures die zijn vastgelegd in het NAI-reglement en dit reglement, om de continuïteit van de werkzaamheden van de Assemblee te waarborgen.

Afdeling 2 — Open oproep tot kandidaatstelling en gestratificeerde loting

Artikel 5. Organisatie van de open oproep

De gemeente organiseert een open oproep tot kandidaatstelling via de officiële communicatiekanalen (ongeadresseerd drukwerk, officiële website van de gemeente, officieel participatieplatform). De oproep nodigt inwoners uit om zich vrijwillig in te schrijven voor de loting.

De oproep vermeldt:

• het geheel vrijwillige karakter van deelname;
• het verloop van de procedure (inschrijving → gestratificeerde loting → samenstelling van het panel en de reservelijst);
• de modaliteiten voor toegang tot de NAI-privacyverklaring, gepubliceerd op de speciale pagina van het officiële platform.

Ter bevordering van de diversiteit van de kandidaturen, kan de gemeente tijdens de periode van de oproep haar mobiliserende initiatieven opdrijven als blijkt dat bepaalde profielen ondervertegenwoordigd blijven in de ontvangen kandidaturen.

Conform het NAI-reglement maakt de gemeente voor deze selectieprocedure geen gebruik van de bevolkingsregisters om een specifieke groep te creëren en op naam uit te nodigen.

Artikel 6. Inschrijvingsformulier

Kandidaten schrijven zich in via een formulier op het officiële participatieplatform van de gemeente. Dit formulier kan ingevuld worden:

• door de betrokkene zelf, rechtstreeks online;
• met de hulp van een dienstdoende gemeenteambtenaar of per telefoon;
• op papier, dat vervolgens door een bevoegd gemeenteambtenaar gedigitaliseerd wordt op het platform.

Welke methode er ook wordt gebruikt, inschrijven kan uitsluitend via dit formulier op het informatiesysteem van de gemeente.

Het formulier verzamelt de volgende gegevens, die nodig zijn voor de gestratificeerde loting en voor het ledenbeheer:

A) Identificatiegegevens:

• voornaam, naam;
• adres, om de wijk of sector van de woonplaats te bepalen voor de gestratificeerde loting.

B) Sociodemografische gegevens:

• geslacht (vrouw/man);
• geboortejaar (JJJJ), om de volgende leeftijdscategorieën te bepalen: 18-24 / 25-34 / 35-49 / 50-64 / 65 en ouder;
• opleidingsniveau (behaald diploma): lager / secundair / hoger niet-universitair / universitair;
• beroepssituatie: student(e) / werkloos / bediende / zelfstandige / gepensioneerd / huisvrouw/-man;
• type huishouden: alleenstaand / koppel zonder kinderen / eenoudergezin / tweeoudergezin / woningdelen / overige;
• aantal kinderen ten laste: 0 / 1 / 2 / 3 of meer;
• verblijfsduur in Oudergem: minder dan één jaar / 2 tot 5 jaar / 5 tot 10 jaar / 10 tot 20 jaar / meer dan 20 jaar;
• huisvestingstype: eigenaar / particuliere huurder / sociale huurder / woningdelen / overige.

C) Gegevens voor contact en deelname:

• e-mailadres of telefoonnummer;
• taal die men wenst te gebruiken tijdens de werkzaamheden van de Assemblee.

Het formulier linkt naar de NAI-privacyverklaring op de speciale pagina van het officiële platform. Deze privacyverklaring doornemen is een voorwaarde om de inschrijving te bevestigen.

Sociodemografische variabelen die, wanneer gecombineerd, kunnen leiden tot onrechtstreekse identificatie of stigmatisering, zijn alleen toegankelijk voor bevoegde gemeenteambtenaren van de Dienst Participatie en worden alleen gebruikt voor de gestratificeerde loting. Ze worden niet gepubliceerd, niet gecommuniceerd aan leden van de Assemblee en niet gedeeld met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Artikel 7. Finale loting en samenstelling van het panel

Binnen de steekproef van vrijwillige kandidaturen die via het inschrijvingsformulier werden verzameld, organiseert de Dienst Participatie een finale loting met het oog op de samenstelling van het ledenpanel en de reservelijst. Het aantal van 33 leden waaruit het panel bestaat, wordt vastgesteld door het reglement betreffende de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van Oudergem.

Na afsluiting van de oproep tot kandidaturen wordt de lijst van ontvankelijke kandidaturen vastgesteld en bevroren in een gedateerde en van tijdsaanduiding voorziene stand. Elke latere wijziging van deze lijst wordt formeel en gemotiveerd getraceerd.

De loting gebeurt op basis van een gepseudonimiseerd of geanonimiseerd gegevensbestand, wanneer dit technisch mogelijk is, teneinde de toegang tot rechtstreeks identificerende gegevens tijdens de selectiehandeling te beperken.

Het lotingsproces wordt door de Dienst Participatie formeel traceerbaar gemaakt. Deze traceerbaarheid vermeldt ten minste:

• de datum van de loting;
• het aantal in aanmerking genomen kandidaturen;
• de toegepaste stratificatiecriteria;
• de gebruikte technische werkwijze;
• het resultaat van de loting;
• de samenstelling van het definitieve panel en van de reservelijst.

De loting en de samenstelling van het panel worden intern gecontroleerd door ten minste twee daartoe gemachtigde gemeentelijke personeelsleden, die, waar mogelijk, van elkaar onderscheiden zijn, teneinde de naleving van de regels van het systeem, de integriteit van het proces en de afwezigheid van discretionaire selectie van kandidaturen te waarborgen.

Geen enkele ontvankelijke kandidatuur mag van de loting worden uitgesloten, tenzij om een objectieve, verifieerbare en traceerbare reden die verband houdt met de niet-naleving van de voorwaarden bepaald in dit reglement of in het reglement betreffende de Nieuwe Assemblee van de Inwoners.

Daartoe worden de kandidaturen verdeeld volgens de in artikel 8 vastgelegde diversiteitscriteria, zoals vermeld in het inschrijvingsformulier, zodat sociodemografische profielen binnen de steekproef kunnen worden geïdentificeerd en een divers samengesteld panel, evenals een reservelijst, kan worden gevormd.

De geselecteerde personen worden individueel gecontacteerd om hun deelname te bevestigen. In geval van weigering wordt in vervanging voorzien via de reservelijst, waarbij gezocht wordt naar een gelijkaardig profiel, teneinde de diversiteit van de Assemblee te behouden.

Voor de lopende legislatuur wordt het panel samengesteld via één enkele loting aan het begin van de legislatuur. De vervangingen gebeuren vervolgens geleidelijk via de reservelijst, overeenkomstig het NAI-reglement, teneinde de continuïteit van de werkzaamheden en de samenhang van de collectieve bijdrage van de Assemblee te waarborgen, met name bij de voorbereiding van het memorandum.

Indien de reservelijst vóór het einde van de legislatuur is uitgeput en een vervanging noodzakelijk blijkt, kan de Gemeente een aanvullende oproep tot kandidaturen organiseren, eventueel gevolgd door een aanvullende gestratificeerde loting, overeenkomstig de in dit reglement vastgelegde principes.

Artikel 8. Stratificatiecriteria

De gestratificeerde loting gebeurt op basis van de volgende criteria, met als enige doel de diversiteit van het panel te garanderen:

• geslacht (vrouw/man);
• leeftijdscategorie, aan de hand van het geboortejaar, volgens de verdeling in artikel 6, punt B);
• opleidingsniveau;
• beroepssituatie;
• type huishouden en aantal kinderen ten laste;
• verblijfsduur in Oudergem;
• huisvestingstype;
• voorkeurstaal voor deelname;
• locatie (wijk of sector), op basis van het vrijwillig ingevulde adres.

Deze criteria zijn bedoeld om de diversiteit van het panel te waarborgen. Ze streven geen strikte representativiteit na van de bevolking van Oudergem.

Artikel 9. Kennisgeving aan de kandidaten volgens hun statuut

Na de loting wordt elke kandidaat persoonlijk op de hoogte gebracht van zijn of haar statuut, volgens deze modaliteiten:

• Geselecteerde kandidaat: de Dienst Participatie brengt de kandidaat op de hoogte van de selectie en vraagt om zijn of haar deelname te bevestigen. De kennisgeving vermeldt de rechten en plichten van het mandaat en informatie over de verwerking van zijn of haar gegevens.
• Kandidaten op de reservelijst: de Dienst Participatie brengt hen op de hoogte van hun statuut als reserve, licht het doel van de reservelijst toe (vervanging van een lid dat in gebreke blijft), vermeldt hoe lang hun gegevens worden bewaard en welke contactmodaliteiten er zijn als ze worden opgeroepen.
• Niet-geselecteerde kandidaten,: de Dienst Participatie brengt hen op de hoogte van hun niet-selectie en vermeldt dat hun gegevens worden verwijderd conform de bewaartermijnen in artikel 19.

Afdeling 3 — Aanvullende selectiemodaliteiten

Artikel 10. Individuele mobiliserende en lokale initiatieven

Naast de open oproep kan de gemeente, binnen de grenzen van de beschikbare middelen, initiatieven opzetten voor individuele mobilisering en begeleiding bij de inschrijving, om doelgroepen die doorgaans ondervertegenwoordigd blijven te helpen zich kandidaat te stellen. Zulke initiatieven kunnen zijn: permanenties, telefonische ondersteuning, inschrijving met papier of acties op het terrein.

Wanneer terreinmedewerkers, en met name straathoekwerkers van de Dienst Preventie, deelnemen aan zulke initiatieven, doen zij dat als gemeenteambtenaar onder het gezag van de verwerkingsverantwoordelijke, en niet als verwerkers.

Zodra het panel is opgericht, kan de Dienst Participatie gericht gaan mobiliseren om de effectieve betrokkenheid van de geselecteerde personen en, in voorkomend geval, de reserven te faciliteren.

Artikel 11. Gerichte informatieverstrekking

Als na de finale loting bepaalde profielen ondervertegenwoordigd blijven in het panel kan de Dienst Participatie, met de steun van het lokale verenigingsleven en de Dienst Preventie, gericht gaan informeren of uitnodigen om zich kandidaat te stellen.

Voor de toepassing van dit reglement wordt de territoriale ligging beoordeeld op basis van de statistische sectoren in de zin van Statbel, zoals die door het BISA op het niveau van het Brussels Gewest worden gebruikt

Partnerorganisaties informeren de betrokken personen dan over het bestaan van het mechanisme en hoe ze zich kandidaat kunnen stellen. Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan de gemeente als de betrokken personen daar vooraf van op de hoogte zijn gebracht en uitdrukkelijk hebben gevraagd dat de gemeente in het kader van de NAI opnieuw contact met hen opneemt.

De overdracht is beperkt tot de naam, voornaam en contactgegevens die strikt noodzakelijk zijn.

Gegevens met betrekking tot bestaansonzekerheid, sociale bijstand, gezondheidstoestand of andere gegevens die vallen onder artikel 9 van de AVG mogen niet worden overgedragen.

De Dienst Participatie informeert de betrokkene uiterlijk op het moment van het eerste rechtstreekse contact, door middel van een informatiedrager die is opgesteld in overeenstemming met artikel 14 van de AVG, waarbij in het bijzonder de gegevensbron, de doeleinden, de wettelijke grondslag van de verwerking en de rechten van de betrokkene worden gespecificeerd.

Deelname is vrijwillig; iedereen die wordt benaderd is vrij om te aanvaarden of te weigeren, zonder gevolgen.

Hoofdstuk III - Verwerking van persoonsgegevens

Afdeling 1 — Verwerkingsverantwoordelijke en wettelijke grondslag

Artikel 12. Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die verzameld worden in het kader van de selectie en werking van de NAI is de gemeente Oudergem, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen.

De operationele coördinatie van de verwerking gebeurt door de Dienst Participatie, onder het gezag van het college.

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan iedereen contact opnemen met de gegevensbeschermingsfunctionaris van de gemeente. De contactgegevens staan op de speciale pagina "NAI – AVG" van het officiële platform van de gemeente en op de website van de gemeente.

Artikel 13. Wettelijke grondslag van de gegevensverwerking

De verwerkingen van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de oprichting en werking van de NAI gebeuren op basis van artikel 6, lid 1, punt e) van de AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang in het kader van dit reglement en het NAI-reglement, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad.

Artikel 14. Effectbeoordeling (DPIA)

Conform artikel 35 van de AVG wordt er een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd voorafgaand aan de operationele uitvoering van het NAI-mechanisme, inclusief de componenten voor de selectie, werking, betaling van vergoedingen, publicatie van deliverables en, indien van toepassing, foto/video-opnames.

Bij wezenlijke wijzigingen aan de verwerking wordt deze beoordeling bijgewerkt.

De beoordeling wordt op verzoek ter beschikking gesteld van de gegevensbeschermingsautoriteit, in overeenstemming met de AVG.

Afdeling 2 — Doeleinden en categorieën van verwerkte gegevens

Artikel 15. Verwerkingsdoeleinden

De persoonsgegevens die in het kader van dit reglement worden verzameld, worden uitsluitend verwerkt voor de volgende doeleinden:

• organisatie van de open oproep tot kandidaatstelling en beheer van de vrijwillige inschrijvingen;
• samenstelling van de NAI via gestratificeerde loting onder de inschrijvingen;
• samenstelling en beheer van de reservelijst, tot maximaal tweehonderd (200) reserven, en vervangingen indien en wanneer nodig;
• communicatie met geselecteerde leden, reserven en niet-geselecteerde kandidaten;
• organisatie van de werkzaamheden van de Assemblee gedurende het mandaat;
• betaling van de forfaitaire deelnamevergoeding aan de geselecteerde leden.

Elk ander gebruik van gegevens dan de hierboven vermelde doeleinden is verboden, tenzij dit wettelijk verplicht is.

Artikel 16. Categorieën van verwerkte gegevens

Dit zijn de categorieën van verwerkte gegevens:

§ 1. Identificatie- en contactgegevens:

naam, voornaam, adres, e-mailadres of telefoonnummer.

§ 2. (Niet-gevoelige) Sociodemografische gegevens:

geslacht, geboortejaar, berekende leeftijdscategorie, opleidingsniveau, beroepssituatie, type huishouden, aantal kinderen ten laste, verblijfsduur in Oudergem, huisvestingstype, taal van deelname, locatie op basis van adres.

§ 3. Financiële gegevens (alleen van geselecteerde leden):

bankrekeningnummer (IBAN), dat uitsluitend wordt verzameld voor het betalen van de deelnamevergoeding.

§ 4. Technische gegevens:

de gegevens die automatisch worden gegenereerd bij het gebruik van het platform, zoals de datum en het tijdstip van toegang, de werkingssporen, alsook de informatie die nodig is voor de beveiliging van het platform en voor de detectie van incidenten, voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de goede werking, de audit en de beveiliging van de dienst

§ 5. Optionele gegevens:

Identificerende foto's en video-opnames gemaakt op NAI-gerelateerde evenementen, alleen als de betrokken persoon er uitdrukkelijk mee heeft ingestemd in een aparte toestemmingsovereenkomst.

§ 6. Uitsluiting van gevoelige gegevens:

De Gemeente verzamelt geen gegevens die onder artikel 9 van de AVG vallen, zoals gezondheidsgegevens, etnische of raciale afkomst, politieke opvattingen, religieuze of filosofische overtuigingen of gegevens met betrekking tot sociale bijstand. Er worden geen medische attesten, certificaten of gezondheidsgerelateerde gegevens verzameld noch bewaard.

Enkel de kwalificatie “gerechtvaardigde afwezigheid” of “ongerechtvaardigde afwezigheid” mag worden geregistreerd met het oog op de opvolging van de effectieve deelname aan de werkzaamheden, overeenkomstig de modaliteiten voorzien in het reglement betreffende de Nieuwe Assemblee van de Inwoners van Oudergem.

Afdeling 3 — Ontvangers en verwerkers

Artikel 17. Ontvangers van de gegevens

Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor de volgende ontvangers, en enkel binnen de grenzen van hun verantwoordelijkheden:

• bevoegde ambtenaren van de Dienst Participatie, voor de samenstelling en werking van de NAI;
• de Dienst Financiën van de gemeente, voor de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de betaling van de deelnamevergoedingen (met name het IBAN) van de geselecteerde leden;
• de host en exploitant van het officiële participatieplatform en inschrijvingsformulier, volgens de bepalingen van de DPA; deze host en exploitant verwerkt de gegevens alleen op basis van gedocumenteerde instructies van de gemeente en heeft geen toegang voor andere doeleinden;
• verwerkers van de host en exploitant van het officiële participatieplatform, uitsluitend met voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente en op voorwaarde dat zij gehouden zijn door gelijkwaardige verplichtingen inzake gegevensbescherming;
• de werkelijke geïnstalleerd leden van de Assemblee: alleen de voornaam en één contactkanaal van hun medeleden, tenzij het lid in kwestie uitdrukkelijk vraagt om een ander kanaal te gebruiken.

Er worden geen persoonsgegevens doorgegeven aan derden buiten het systeem zonder de nodige wettelijke basis in de zin van de AVG.

Artikel 18. Verwerkingsplaats en doorgiften buiten de EER

Op de datum van inwerkingtreding van dit reglement vindt in het kader van de NAI-regeling geen enkele doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaats.

Indien in de toekomst toch een doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land of een internationale organisatie zou plaatsvinden, kan dit uitsluitend gebeuren met naleving van de voorwaarden bepaald in de artikelen 44 tot en met 49 van de AVG. De Gemeente zal de betrokken personen daarvan vooraf in kennis stellen in de NAI-AVG-verklaring.

Afdeling 4 — Bewaartermijnen

Artikel 19. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden voor de volgende termijnen bewaard, vanaf de datum waarop ze zijn verzameld of een bepaalde triggergebeurtenis:

Aan het einde van de prestatie retourneert en exporteert de host en exploitant van het officiële participatieplatform de gegevens in overeenstemming met de overdraagbaarheidsclausule in de DPA. Vervolgens verwijdert of vernietigt hij alle resterende kopieën na de overdracht, in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Afdeling 5 — Beveiliging van de gegevens

Artikel 20. Beveiligingsmaatregelen

De Dienst Participatie neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico's, overeenkomstig artikel 32 van de AVG. Deze maatregelen omvatten met name:

• de toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde gemeenteambtenaren, op een 'need-to-know'-basis;
• de beveiligde opslag van gegevens op de infrastructuur van de gemeente en, voor het participatieplatform, bij de host en exploitant van het officiële participatieplatform, in het kader van de garanties die in de DPA zijn opgenomen;
• de beveiligde vernietiging van gegevens na het verstrijken van de termijnen zoals bepaald in artikel 19;
• het pseudonimiseren of anonimiseren van gegevens tijdens de loting, voor zover dit technisch mogelijk is.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens stelt de host en exploitant van het officiële participatieplatform de gemeente onverwijld op de hoogte, uiterlijk binnen vierentwintig (24) uur nadat die kennis heeft genomen van het incident, en bezorgt hij ook alle relevante documentatie die de gemeente in staat stelt te voldoen aan haar verplichtingen tot kennisgeving aan de Gegevensbeschermingsautoriteit overeenkomstig artikel 33 van de AVG.

Afdeling 6 — Rechten van de betrokkenen

Artikel 21. Toepasselijk recht

Elke persoon die betrokken is bij de verwerkingen die onder dit reglement vallen, heeft de volgende rechten, volgens de bepalingen en binnen de grenzen die zijn vastgelegd in de AVG:

• recht van inzage voor gegevens die hem/haar betreffen (art. 15 AVG);
• recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG);
• recht op gegevenswissing in de gevallen waarin de AVG voorziet en binnen de grenzen die gelden voor de taak van algemeen belang (art. 17 AVG);
• recht op beperking van de verwerking (art. 18 van de AVG);
• recht van bezwaar, vanwege redenen die specifiek met zijn of haar situatie verband houden (art. 21 AVG), behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden;
• recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking is gebaseerd op de toestemming, en de intrekking geen invloed heeft op de rechtmatigheid van een eerdere verwerking;
• recht op overdraagbaarheid in gevallen waarin dit recht van toepassing is.

Deze rechten worden uitgeoefend in overeenstemming met de bepalingen voorzien in de AVG en onverminderd eventuele beperkingen die voortvloeien uit de aard van de beoogde taak van algemeen belang.

Artikel 22. Uitoefening van rechten en beroepsmogelijkheden

Om de rechten zoals bedoeld in artikel 21 uit te oefenen of voor vragen over de verwerking van gegevens, kan iedereen contact opnemen met de gegevensbeschermingsfunctionaris van de gemeente. De contactgegevens staan op de speciale pagina "NAI – AVG" van het officiële platform van de gemeente.

De gemeente beantwoordt elk verzoek tot uitoefening van rechten binnen één (1) maand na ontvangst van het verzoek, in overeenstemming met artikel 12 van de AVG. Deze termijn kan met twee (2) maanden worden verlengd in geval van complexe of talrijke verzoeken, op voorwaarde dat de gemeente de betrokkene binnen de oorspronkelijke termijn op de hoogte brengt.

Elke betrokkene die van mening is dat de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens in strijd is met de AVG of de wet van 30 juli 2018, kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Drukpersstraat, 35 - 1000 Brussel - www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), onverminderd enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel.

Afdeling 7 — Verwerking en overeenstemming met de DPA

Artikel 23. Verplichtingen van de verwerker

De host en exploitant van het officiële participatieplatform verwerkt, als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, persoonsgegevens alleen op basis van gedocumenteerde instructies van de gemeente. Voor uitbesteding aan verwerkers is de voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente vereist.

De verplichtingen van de verwerker worden gespecificeerd in de DPA die is afgesloten met de gemeente, in overeenstemming met artikel 28 van de AVG.

De DPA vult dit reglement aan zonder ervan af te wijken of de garanties ervan te verminderen ten nadele van de betrokken personen.

In geval van tegenstrijdigheden zorgt de gemeente ervoor dat de DPA in overeenstemming wordt gebracht met dit reglement en met de AVG.

Artikel 24. Register van de verwerkingsactiviteiten

De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de selectie en werking van de NAI is opgenomen in het register van verwerkingsactiviteiten van de gemeente, dat wordt bijgehouden door de Dienst Participatie onder toezicht van de functionaris voor gegevensbescherming, overeenkomstig artikel 30 van de AVG.

Afdeling 8 — Transparantie en informatie

Artikel 25. NAI-privacyverklaring en bekendmaking van de procedure

De selectieprocedure, de inhoud van het inschrijvingsformulier en de informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens zijn toegankelijk voor het publiek via de officiële kanalen van de gemeente, met name via het officiële participatieplatform van de gemeente en de speciale pagina "NAI – AVG".

De NAI-privacyverklaring bevat ten minste de volgende informatie: verwerkingsdoeleinden, categorieën van verzamelde gegevens, wettelijke grondslag, ontvangers, bewaartermijnen, rechten van betrokkenen en de modaliteiten om die uit te oefenen.

Elke substantiële bijwerking van de verwerkingsmodaliteiten — met betrekking tot de doeleinden, gegevenscategorieën, ontvangers, bewaartermijnen of wettelijke grondslagen — gaat gepaard met een bijwerking van de NAI-privacyverklaring en wordt meegedeeld aan de betrokkenen in overeenstemming met de artikelen 13 en 14 van de AVG.

Elke wijziging van de verwerker die verantwoordelijk is voor hosting en beheer van het officiële participatieplatform zal ook worden bijgewerkt in de NAI-privacyverklaring.

Hoofdstuk IV — Slotbepalingen

Artikel 26. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt op hetzelfde moment in werking als het NAI-reglement.

Artikel 27. Uitvoering

Het college van burgemeester en schepenen wordt belast met de uitvoering van dit reglement.