Bestuur & Politiek

Voorwaarden voor het uitlenen van gemeentelijk materiaal

 
Artikel 1 : Wie mag een aanvraag tot het lenen van materiaal indienen?
 
Elke persoon die op het grondgebied van Oudergem een niet winstgevende aktiviteit organiseert maar een aanvraag tot lenen van gemeentelijk materiaal indienen.
 
Artikel 2 : Voor welke duur ?
 
De duur van de uitlening wordt beperkt tot één week in functie van beschikbaarheid van het gemeentelijk materiaal.
 
Artikel 3: Over het indienen van een uitleenaanvraag
 
De uitleenaanvraag moet schriftelijk of per mail gericht worden aan het College van burgemeester en schepenen, uiterlijk 30 dagen vóór de gewenste uitleenperiode. Er bestaat daarvoor een standaardformulier. Een buiten de termijn ingediende aanvraag kan geweigerd worden.
De aanvraag zal ondertekend worden door een natuurlijke persoon, die juridisch in staat is zich te verbinden of de rechtspersoon die het uitlenen aanvraagt te verbinden. Hij bindt juridisch de aanvragerbij in gebreke blijven van deze laatste.
 
Artikel 4 : Wanneer is de lening voldaan  ?
 
In geval van toestemming van het College zal de aanvrager een brief ontvangen waarin de aard van het materiaal, de hoeveelheid en de uitleningsduur zullen vermeld zijn.  De aanvrager wordt “de lener” genoemd.
Het schrijven zal vergezeld worden door twee exemplaren van de leningsovereenkomst dat getekend teruggestuurd zal worden naar het Gemeentebestuur van Oudergem.
Indien de lener dit akkoord wenst te wijzigen zal hij dit schriftelijk moeten aanvragen binnen de 30 dagen voor de activiteit.
 
Artikel 5 : Wie is verantwoordelijk voor het materiaal ?
 
Vanaf ontvangst van het materiaal tot aan de teruggave en het nazicht ervan door een gemeentelijke ambtenaar is de lener er verantwoordelijk voor.  Ingeval van nalatigheid van de lener is de natuurlijke persoon die de aanvraag tekende juridisch verantwoordelijk.
Het uitgeleende materiaal is eigendom van de gemeentelijke openbare ruimte. Het is en blijft een niet voor beslag vatbare eigendom van het gemeentebestuur. Elke afstand van materiaal aan een derde is strikt verboden.
De lener verbindt er zich toe het materiaal als goede huisvader te gebruiken en het op de afgesproken termijn in propere, perfecte en goede werkingsstaat terug te bezorgen. Het is verboden aan het uitgeleende materiaal eender welke veranderingen aan te brengen.
In geval het materiaal niet teruggegeven wordt of beschadigd is, is de lener verplicht om het materiaal te vervangen door identiek materiaal en dit binnen de 30 dagen na de initiële datum van teruggave.
Het niet eerbiedigen van voorafgaande bepalingen stelt de lener voor het feit dat zijn toekomstige aanvragen tot lenen zullen geweigerd worden.
De lener ontlast uitdrukkelijk het gemeentebestuur van elke verantwoordelijkheid in geval van schade of ongeval aan hemzelf of aan derden tijdens het vervoer of bij het gebruik van het uitgeleende materiaal veroorzaakt wordt. In geval het gemeentebestuur aansprakelijk gesteld wordt  zal de lener als waarborg tussenbeide treden.
Hij verbindt zich ertoe een verzekering te nemen  die zijn verantwoordelijkheid als organisator en lener dekt.
 
Artikel 6 : Welke zijn de voorwaarden voor ontvangst van het materiaal ?
 
Volgens de gekozen leenformule:
  1. Ofwel zal het materiaal overhandigd worden in het gebouw van de dienst Wegenis gelegen in de Oud Molenstraat 19 op datum en uur afgesproken met de lener of zijn vertegenwoordiger.  Het materiaal wordt met eigen middelen vervoerd.
  2. Ofwel zal het transport van het uitgeleende materiaal door de gemeente verzorgd worden en dit op vastgestelde datum en uur en naar de afgesproken plaats.  De lener of zijn vertegenwoordiger is verplicht aanwezig te zijn bij de aflevering van het materiaal.
De lener of zijn vertegenwoordiger kijkt na of het uitgeleende materiaal in goede staat is, of de geleverde hoeveelheden overeenstemmen met de op de controlefiche opgegeven hoeveelheden en tekent deze fiche.
Bij gebrek aan deze of bij weigering van akkoord in verband met de staat van het materiaal wordt de lening nietig verklaard en zal de bijdrage niet terugbetaald worden.
In het geval dat het materiaal zonder voorafgaande controle wordt afgeleverd, gebeurt dit onder volledige verantwoordelijkheid van de lener.
 
Artikel 7 : Welke zijn de voorwaarden voor teruggave van het materiaal?
 
Volgens de gekozen leenformule:
  1. Ofwel zal het materiaal teruggebracht worden naar het gebouw van de dienst Wegenis gelegen in de Oud Molenstraat 19 op datum en uur afgesproken met de lener of zijn vertegenwoordiger.  Het materiaal wordt met eigen middelen vervoerd.
  2. Ofwel zal het transport van het uitgeleende materiaal door de gemeente verzorgd worden en dit op vastgestelde datum en uur en vanop de afgesproken plaats.  De lener of zijn vertegenwoordiger is verplicht aanwezig te zijn bij de terugname van het materiaal.
Het materiaal wordt in aanwezigheid van de lener door de gemeentelijke ambtenaar nagekeken.  De eventuele verschillen ten opzichte van de controlefiche van de staat van het materiaal worden op het document genoteerd.  De vastgestelde schade doet geen afbreuk aan de vaststelling van nieuwe schade of aan de verergering van de schade die vastgesteld wordt tijdens een latere controle uitgevoerd door onze technische dienst.
 
Artikel 8: Financieel luik.
 
De retributie zal alvorens het uitlenen gebeurt door de ontlener moeten gestort worden op rekening BE05 0910 0013 0775 op naam van het Gemeentebestuur van Oudergem, op straffe van nietigheid van het uitlenen, tenzij het College gratis uitlenen toestaat. Het Schepencollege kan geheel of gedeeltelijk gratis uitlenen toestaan:
- voor op het gemeentelijke grondgebied georganiseerde schoolfeesten, wijkfeesten en buurtfeesten;
- wanneer de activiteit erkend wordt als van openbaar of gemeentelijk nut.
De huurkosten zijn geregeld volgens een systeem van onsplitsbare loten:
Lot nr 1: forfaitaire prijs van 60,00€
- 5 tafels
- 50 stoelen
- 2 tenten
- transport verzekerd door de gemeente
Lot nr 2: forfaitaire prijs van 30,00€
- 5 tafels
- 50 stoelen
- 2 tenten
- materiaal door de lener afgehaald in het gebouw van de dienst wegenis
Lot nr 3: forfaitaire prijs van 40,00€
- 5 tafels
- 50 stoelen
- transport verzekerd door de gemeente
Lot nr 4: forfaitaire prijs van 20,00€
- 5 tafels
- 50 stoelen
- materiaal door de lener afgehaald in het gebouw van de dienst wegenis
Het volgende materiaal mag per stuk uitgeleend worden:
Nadarhek : 1,00€
Paneel van parkeerverbod: 1,00€
Aanplakbord : 1,00€
Podiumelement: (1,2m x 1,2m x 0,5m) : 1,00€
Aanvullende tafel: 1,00€
Aanvullende stoel: 1,00€
Tenten (3m x 3m): 5,00€ (uniquement pour les lots 3 et 4)